كيفية إدارة فريقك البعيد

قد يكون العمل من المنزل هو الوضع الطبيعي الجديد ، لكن لا يجب أن يتعارض ذلك مع العمل كالمعتاد ، كما يقول الخبراء

التصميم هو عمل عملي ، ملموس ، تعاوني ، وقد يكون ذلك صعبًا تكرار فعليًا. ولكن مع وجود الكثير من الأشخاص الذين يعملون فجأة من المنزل ، يحتاج القادة إلى معرفة كيفية إدارة فرقهم بشكل فعال عن بُعد. على الرغم من العقبات ، هناك جانب إيجابي لشركات التصميم: "نحن في الواقع أفضل مجموعة يقول تود هايزر ، المدير والمدير العام المشارك في جينسلر في شيكاغو مكتب. مقر. مركز. "نحن خبراء الابتكار."

بدأ فريق Heiser في إجراء اختبار للعمل عن بُعد منذ عدة أسابيع ، عندما بدأ الزملاء الآسيويون في الاحتماء في مكانهم خلال المراحل الأولية من اندلاع Covid-19. لكن ليس عليك أن تكون شركة ذات امتداد عالمي وموارد عميقة للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. ابدأ من حيث يمكنك بالخطوات الأسهل بالنسبة لك. الشيء المهم هو عدم الاستسلام ، كما يقول مدرب الأعمال في صناعة التصميم ومسؤول البث الصوتي لوان نيجارا ، الذي يمتلك أعمال النوافذ، وهي شركة مخصصة لعلاجات النوافذ. "لا تبالغ في رد الفعل ، لكن لا تفعل ذلك ليس تصرف ، "تنصح.

على الرغم من أن الاستعداد لمواجهة التحديات أمر بالغ الأهمية ، تذكر أن هناك أيضًا أملًا في الأفق: فقد بدأ مكتب جينسلر في بكين بالفعل في إعادة الافتتاح. في غضون ذلك ، اتبع النصائح الواردة أدناه من قدامى الصناعة الذين يجعلون العمل عن بُعد يحدث بشكل فعال الآن.

احصل على صندوق الأدوات الرقمي الخاص بك بالترتيب

من المحتمل أنك تستخدم بالفعل مجموعة من أدوات المشاركة عبر الإنترنت ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد حان الوقت للانضمام. يعد Google Drive أو G Suite و Dropbox من بين الخيارات القابلة للتطبيق التي ستوفر الوقت وتقليل النسخ المتعددة من المستندات. باستخدام Microsoft Teams (وهو متوافق أيضًا مع منتجات Apple) ، يمكنك مشاركة المستندات والصور والملفات على الشاشة. تشاد جيمس مجموعة تشاد جيمس—فريق مكون من سبعة — يستخدمه "لمراجعة الرسومات في الوقت الفعلي وإجراء التغييرات ، حتى لا يشعر فريقي بالارتباك بشأن ما أشرحه عبر الهاتف أو الويب". Mentimeter, ميرو, معسكر القاعدةو و ClickUp هي أيضًا أدوات شائعة للتعاون وإدارة المشاريع ؛ اطلق حديثا StyleRow يلبي احتياجات صناعة التصميم.

قم بإعداد اجتماعات افتراضية على الفور

التواصل مع فريقك أمر بالغ الأهمية ؛ تعتاد على فعل ذلك عن طريق الفيديو. يتيح لك Skype و Zoom و Google Hangouts الاتصال بعدة طرق ، بما في ذلك مكالمات الفيديو. (نصيحة احترافية: تعرف على أنظمة أساسية متعددة حتى تتمكن من استيعاب تفضيلات العميل أيضًا.) "أنت لا تريد أن يخسر فريقك تقول نيغارا ، التي تسعى جاهدة لإبقاء موظفيها على اطلاع ومنحهم فكرة عن رؤية رؤيتك خلال هذا الوقت العصيب " مسئولية.

يجري Heiser و James مكالمات يومية مع فريقيهما بالإضافة إلى المزيد من عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع الأفراد. حتى أن Gensler احتفظت باجتماعاتها الأسبوعية لجميع الموظفين ، بما في ذلك مئات الموظفين. الهدف ، كما يقول هيزر ، ليس فقط الحفاظ على سير المشاريع بسلاسة ، "ولكن أيضًا الحفاظ على ثقافتنا سليمة".

مواكبة المعنويات

قم بدعوة الموظفين ليكونوا غير رسميين أثناء اجتماعات الفريق ، كما ينصح Heiser ، لكن احتفظ بالكاميرا وتأكد من أن الجميع لديهم فرصة للتحدث. تواصل مع الناس ، واسألهم عن كيفية تعديلهم ، و التشجيع وجبات غداء افتراضية أو ساعات سعيدة. إن الإنسانية في ذلك ستساعد في "الحفاظ على طاقة تصميماتك تتقدم إلى الأمام" ، كما يقول. "على الرغم من أنه غير مسبوق ، إلا أن هناك أيضًا نشاطًا جديدًا وإثارة بشأن التواجد معًا. لقد استمتعت حقًا بالنافذة على حياة الناس ".

ابق ذكيا

يذكر Heiser موظفيه بتوقع الفواق ، خاصة مع أشياء مثل مكالمات الفيديو. خلق المرونة في الجدول الزمني الخاص بك لاستيعاب النقاط في التكنولوجيا والمواقف الشخصية ، هو يقترح ، وتذكر أن العديد من الأشخاص يتعاملون مع الكثير من المسؤوليات والمشاعر المختلفة الآن.

واجه التحديات بشكل خلاق

تميل مكاتب التصميم إلى أن تكون مساحات مخصصة مبنية لاستيعاب احتياجات محددة ، ولكن لن يكون لدى معظم الموظفين شاشات مزدوجة أو مكتب للجلوس أو طابعات عالية الجودة في المنزل. لحل المشكلة الأولى ، جينسلر استخدم إصلاحًا بسيطًا: توفير كبلات HDMI التي يمكنها توصيل أجهزة الكمبيوتر المحمولة بشاشات التلفزيون. يستخدم عمال آخرون ألواح الكي بدلاً من المكاتب ذات الارتفاع القابل للتعديل. يقول هايزر: "شجع الناس على أن يكونوا مبدعين". "من هذا التحدي ، ولد الإبداع."

اجعل المواد متاحة

يعد اللمس المادي أمرًا بالغ الأهمية للمصممين والعملاء على حدٍ سواء ، ولكن إذا لم تتمكن من الوصول إلى مكتبة المواد العادية أو توجه إلى صالة العرض ، ضع في اعتبارك إرسال عينات بالبريد إلى كل من نفسك و عميل. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فتحقق من مكتبات المواد وصالات العرض عبر الإنترنت. لقد أصبح العديد منهم معقدًا للغاية ، مع ميزات افتراضية تحاكي عن كثب القوام والتشطيبات. تحتوي Morpholio Board و Substance by Adobe و Fuigo و StyleRow على العديد من المواد وعروض صالات العرض التي يمكن أن تساعد في استمرار تقدم المشاريع.

ابق على اطلاع وكن شفافا

اطلب المساعدة من الزملاء أو من مدرب الأعمال إذا كنت في حاجة إليها ، وكن صادقًا مع العملاء والموردين - وموظفيك. (نصائح احترافية: نيجارا حديثًا تدوين صوتي لديه نصائح اقتصادية قوية لتجاوز هذه الأزمة. ستوديو Mydoma تستضيف مؤتمرًا افتراضيًا مجانيًا الشهر المقبل.) بعض التداولات تعمل ؛ البعض الآخر ليس كذلك. غرف العمل تغلق والعملاء يؤجلون التركيب. باختصار ، الجداول مفككة أو متغيرة أو معلقة. المفتاح هو إبقاء أعضاء الفريق والعملاء محدثين. الوضوح والتواصل بين المعنيين أمر أساسي للحفاظ على الهدوء والتركيز والمضي قدمًا ، وإن كان ذلك بوتيرة مختلفة.

أنشئ روتينًا ، ولكن أيضًا حدودًا

إن إنشاء الروتين - والالتزام بها - أمر مهم لتأسيس الإحساس بالحياة الطبيعية. ارتدِ ملابسك وخذ استراحات الغداء ولا تعمل طوال الليل. على الرغم من أن قدرًا معينًا من المرونة أمر أساسي ، تذكر أن بعض الموظفين سيبذلون قصارى جهدهم وفقًا لجدول زمني محدد من 9 إلى 5 ، بينما سيرغب آخرون في إتاحة أنفسهم على مدار الساعة. لتجنب الإرهاق ، ذكّرهم بتغيير إعدادات التوفر إلى "غير متصل" وشجع وقت الاسترخاء ، أو الخروج من المنزل ، أو ممارسة التمارين الرياضية ، أو تعلم مهارات جديدة - مرتبطة بالصناعة أم لا. يطلب جيمس ، على سبيل المثال ، من أعضاء الفريق الذهاب في جولة في متحف افتراضي أو غير ذلك من أشكال الهروب الإبداعي ، ثم أخذ لقطة للشاشة ومشاركة ثلاثة عناصر ملهمة.

كن هادئا ، لا تتحكم

عندما يتعلق الأمر بكيفية ووقت قيام الموظفين بعملهم ، تخلص من أي ميول إدارية دقيقة ، كما تنصح نيجارا. ويضيف هيزر: "اسأل ،" هل تم إنجاز العمل؟ "وليس" هل عملوا لمدة ثماني ساعات في اليوم؟ "كن مطمئنًا ومرنًا ورحيمًا ، و" عبر عن التقدير صعودًا وهبوطًا ".

instagram story viewer