Как да управлявате вашия отдалечен екип

Работата от вкъщи може да е новото нормално, но това не трябва да пречи на бизнеса както обикновено, казват експертите

Дизайнът е практически, тактилен, съвместна работа и това може да бъде трудно репликирайте виртуално. Но тъй като толкова много хора внезапно работят от вкъщи, лидерите трябва да знаят как ефективно да управляват своите екипи от разстояние. Въпреки препятствията, има сребърна подплата за дизайнерските фирми: „Всъщност ние сме най-добрата група за преодолейте това ”, казва Тод Хайзер, директор и съуправляващ директор в Gensler’s Chicago офис. „Ние сме експерти по иновации.“

Екипът на Heiser започна да тества дистанционна работа преди няколко седмици, когато азиатски колеги започнаха да се подслоняват на място по време на начални фази на огнището на Covid-19. Но не е нужно да сте фирма с глобален обхват и дълбоки ресурси, за да поддържате нещата да вървят гладко. Започнете откъдето можете с най-лесните за вас стъпки. Важното е да не се отказвате, казва бизнес треньорът в индустрията и подкастър LuAnn Nigara, който също притежава

Прозорец работи, персонализирана компания за обработка на прозорци. „Не реагирайте прекалено, но не не действай “, съветва тя.

Въпреки че подготвеността за посрещане на предизвикателствата е от първостепенно значение, не забравяйте, че на хоризонта има и надежда: офисът на Gensler в Пекин вече започна да отваря отново. Междувременно следвайте съветите по-долу от ветерани от индустрията, които правят отдалечената работа ефективна сега.

Подредете вашата цифрова кутия с инструменти

Вероятно вече използвате спектър от инструменти за онлайн споделяне, но ако не, сега е моментът да се качите. Google Drive или G Suite и Dropbox са сред жизнеспособните опции, които ще спестят време и ще намалят множество версии на документи. С Microsoft Teams (съвместим е и с продукти на Apple) можете да споделяте на екран документи, снимки и файлове. Чад Джеймс от Чад Джеймс Груп- екип от седем души го използва, за да „преглежда чертежи в реално време и да прави промени, така че екипът ми да не е объркан относно това, което обяснявам по телефона или в мрежата“. Минтиметър, Миро, Базов лагер, и ClickUp също са популярни инструменти за сътрудничество и управление на проекти; новосъздаден StyleRow обслужва дизайнерската индустрия.

Веднага настройте виртуални срещи

Комуникацията с вашия екип е от решаващо значение; свикнете да го правите чрез видео. Skype, Zoom и Google Hangouts ви позволяват да се свързвате по различни начини, включително видеообаждания. (Професионален съвет: Запознайте се с множество платформи, за да можете да приспособите и предпочитанията на клиентите.) „Не искате екипът ви да губи поглед към вашата визия през това трудно време ”, казва Нигара, която се стреми да информира служителите си и да им даде усещане за отчетност.

Хайзер и Джеймс провеждат ежедневни разговори с екипите си, както и по-редовни чекирания с лица. Gensler дори е запазил своите седмични срещи за целия персонал, някои от които включват стотици служители. Целта, казва Хайзер, е не само проектите да се изпълняват гладко, „но и да запазим културата си непокътната“.

Поддържайте морала

Поканете служителите да бъдат непринудени по време на срещи на екипа, съветва Хайзер, но дръжте камерата включена и се уверете, че всеки има шанс да говори. Свържете се с хората, попитайте как се адаптират и насърчавам виртуални обеди или щастливи часове. Хуманността в това ще помогне да „поддържаме енергията на вашите проекти напред“, казва той. „Макар и безпрецедентно, има и нова сила и вълнение от това да бъдем заедно. Наистина се насладих на прозореца в живота на хората. "

Останете пъргави

Хайзер напомня на персонала си да очаква хълцане, особено при неща като видео разговори. Създайте гъвкавост в графика си, за да приспособите пропуските в технологиите и личните ситуации, той предлага и не забравяйте, че много хора жонглират с много различни отговорности и емоции точно сега.

Отговаряйте на предизвикателствата творчески

Обикновено дизайнерските бюра са персонализирани пространства, изградени така, че да отговорят на специфични нужди, но повечето служители няма да имат двойни екрани, бюро за сядане или принтери от висок клас у дома. За да разрешите първия проблем, Генслер използва проста поправка: доставяне на HDMI кабели, които могат да свържат лаптопи към телевизионни екрани. Други работници използват дъски за гладене вместо бюра с регулируема височина. „Насърчавайте хората да бъдат креативни“, казва Хайзер. „От това предизвикателство се ражда изобретателността.“

Направете материалите достъпни

Физическото докосване на материали е от решаващо значение както за дизайнерите, така и за клиентите, но ако нямате достъп до своите обикновена библиотека с материали или се отправете към шоурум, помислете дали да изпратите мостри по пощата както на себе си, така и на a клиент. Ако това не е възможно, разгледайте онлайн библиотеките с материали и шоурумите. Много от тях са станали много усъвършенствани, с виртуални функции, които имитират отблизо текстури и покрития. Morpholio Board, Substance от Adobe, Fuigo и StyleRow имат различни материали и предложения в шоурума, които могат да помогнат за продължаване на проектите напред.

Бъдете информирани и бъдете прозрачни

Потърсете помощ от връстници или бизнес треньор, ако имате нужда от нея, и бъдете честни с клиенти и доставчици - и с вашия персонал. (Професионални съвети: Скорошна Нигара подкаст има солидни икономически съвети за преодоляване на тази криза; Mydoma Studio следващия месец е домакин на безплатна виртуална конференция.) Някои сделки работят; други не са. Работните помещения се изключват, а клиентите отлагат инсталациите. Накратко, графиците са разделени, променящи се или задържани. Ключът е да поддържате актуализиране на членовете на екипа и клиентите. Яснотата и комуникацията между участниците са от ключово значение за запазване на спокойствие, задържане на фокус и движение напред, макар и с различно темпо.

Създайте рутина, но и граници

Създаването на рутинни процедури и придържането към тях е важно за установяването на усещане за нормалност. Облечете се, правете обедни почивки, не работете цяла нощ. Въпреки че определена гъвкавост е ключова, не забравяйте, че някои служители ще се справят най-добре по зададен график от 9 до 5, докато други ще искат да се предоставят денонощно. За да избегнете прегаряне, напомнете им да променят настройките за наличност на „офлайн“ и насърчете времето за релаксация, излизане навън, тренировка или усвояване на нови умения - свързани или не с индустрията. Джеймс например моли членовете на екипа да отидат на виртуална обиколка на музей или друго творческо бягство, след това да направят скрийншот и да споделят три вдъхновяващи предмета.

Бъдете готини, не контролирайте

Когато става въпрос за това как и кога служителите си вършат работата, оставете всякакви тенденции към микроуправление, съветва Нигара. „Попитайте„ Работата свърши ли? “, А не„ Работиха ли осемчасов ден? “. Бъдете успокояващи, гъвкави и състрадателни, добавя Хайзер и„ изразявайте благодарност нагоре и надолу “.

instagram story viewer