Comment gérer votre équipe distante

Le travail à domicile est peut-être la nouvelle norme, mais cela n'a pas à interférer avec le statu quo, selon les experts

La conception est un travail pratique, tactile et collaboratif, et cela peut être difficile à répliquer virtuellement. Mais avec autant de personnes travaillant soudainement à domicile, les dirigeants doivent savoir comment gérer efficacement leurs équipes à distance. Malgré les obstacles, il y a un bon côté pour les entreprises de design: «Nous sommes en fait le meilleur groupe pour surmonter cela », déclare Todd Heiser, directeur principal et co-directeur général de Gensler’s Chicago Bureau. «Nous sommes des experts en innovation.»

L'équipe de Heiser a commencé à tester le travail à distance il y a plusieurs semaines, lorsque des collègues asiatiques ont commencé à s'abriter sur place pendant la phases initiales de l'épidémie de Covid-19. Mais vous n’avez pas besoin d’être une entreprise ayant une portée mondiale et des ressources importantes pour que tout fonctionne bien. Commencez là où vous le pouvez avec les étapes les plus simples pour vous. L'important est de ne pas abandonner, déclare LuAnn Nigara, coach d'affaires et podcasteur dans l'industrie du design, qui possède également

Travaux de fenêtre, une entreprise de traitements de fenêtres sur mesure. «Ne réagissez pas de manière excessive, mais ne ne pas agissez », conseille-t-elle.

Bien qu’il soit primordial d’être prêt à relever les défis, rappelez-vous qu’il y a aussi de l’espoir à l’horizon: le bureau de Gensler à Pékin a déjà commencé à rouvrir. En attendant, suivez les conseils ci-dessous des vétérans de l'industrie qui font maintenant efficacement le travail à distance.

Mettez de l'ordre dans votre boîte à outils numérique

Vous utilisez probablement déjà une gamme d’outils de partage en ligne, mais si ce n’est pas le cas, le moment est venu de vous lancer. Google Drive ou G Suite et Dropbox font partie des options viables qui permettront de gagner du temps et de réduire les versions multiples des documents. Avec Microsoft Teams (également compatible avec les produits Apple), vous pouvez partager à l’écran des documents, des photos et des fichiers. Chad James de Groupe Chad James—Une équipe de sept — l'utilise pour "examiner les dessins en temps réel et apporter des modifications, afin que mon équipe ne sache pas ce que j'explique par téléphone ou sur le Web." Mentimètre, Miro, Camp de base, et ClickUp sont également des outils de collaboration et de gestion de projet populaires; nouvellement lancé StyleRow s'adresse à l'industrie du design.

Configurez immédiatement des réunions virtuelles

La communication avec votre équipe est cruciale; Habituez-vous à le faire par vidéo. Skype, Zoom et Google Hangouts vous permettent de vous connecter de plusieurs manières, y compris les appels vidéo. (Conseil de pro: familiarisez-vous avec plusieurs plates-formes afin de pouvoir également répondre aux préférences des clients.) "Vous ne voulez pas que votre équipe perde vision de votre vision à travers cette période difficile », déclare Nigara, qui s’efforce de tenir ses collaborateurs informés et de leur donner une idée de responsabilité.

Heiser et James organisent des appels quotidiens avec leurs équipes ainsi que des enregistrements plus réguliers avec des individus. Gensler a même conservé ses réunions hebdomadaires de tout le personnel, certaines comprenant des centaines d'employés. L'objectif, dit Heiser, n'est pas seulement de maintenir le bon déroulement des projets, «mais aussi de garder notre culture intacte.»

Gardez le moral

Invitez le personnel à être décontracté lors des réunions d'équipe, conseille Heiser, mais gardez la caméra allumée et assurez-vous que tout le monde a la possibilité de parler. Entrez en contact avec les gens, demandez-leur comment ils s'adaptent et encourager déjeuners virtuels ou happy hours. L'humanité en cela aidera «à faire avancer l'énergie de vos créations», dit-il. «Bien que sans précédent, il y a aussi une nouvelle vigueur et une nouvelle excitation à être ensemble. J'ai vraiment apprécié la fenêtre sur la vie des gens. "

Restez agile

Heiser rappelle à son personnel de s'attendre à un hoquet, en particulier avec des choses comme les appels vidéo. Créez de la flexibilité dans votre emploi du temps pour s'adapter aux problèmes de technologie et aux situations personnelles, il suggère et souvenez-vous que de nombreuses personnes jonglent avec beaucoup de responsabilités et d'émotions différentes à l'heure actuelle.

Relevez les défis de manière créative

Les bureaux d'études ont tendance à être des espaces personnalisés conçus pour répondre à des besoins spécifiques, mais la plupart des employés ne disposent pas de deux écrans, d'un bureau assis-debout ou d'imprimantes haut de gamme à la maison. Pour résoudre le premier problème, Gensler utilisé une solution simple: fournir des câbles HDMI capables de connecter des ordinateurs portables aux écrans de télévision. D'autres travailleurs utilisent des planches à repasser au lieu de bureaux à hauteur réglable. «Encouragez les gens à être créatifs», dit Heiser. «De ce défi, l'ingéniosité est née.»

Rendre les matériaux accessibles

Les matériaux physiquement touchant sont essentiels pour les concepteurs et les clients, mais si vous ne pouvez pas accéder à votre bibliothèque de matériaux régulière ou dirigez-vous vers une salle d'exposition, envisagez d'envoyer des échantillons par courrier à vous-même et à un client. Si cela n'est pas possible, consultez les bibliothèques de matériaux en ligne et les salles d'exposition. Beaucoup sont devenus très sophistiqués, avec des fonctionnalités virtuelles qui imitent étroitement les textures et les finitions. Morpholio Board, Substance d'Adobe, Fuigo et StyleRow proposent divers matériaux et offres de salles d'exposition qui peuvent aider à faire avancer les projets.

Restez informé et soyez transparent

Demandez l'aide de vos pairs ou d'un coach d'affaires si vous en avez besoin, et soyez honnête avec les clients et les fournisseurs - et votre personnel. (Conseils de pro: un Nigara récent Podcast dispose de solides conseils économiques pour traverser cette crise; Studio Mydoma organise une conférence virtuelle gratuite le mois prochain.) Certains métiers fonctionnent; d'autres ne le sont pas. Les salles de travail ferment et les clients reportent les installations. En bref, les horaires sont décousus, changeants ou en attente. La clé est de garder les membres de l'équipe et les clients informés. La clarté et la communication entre les personnes impliquées sont essentielles pour rester calme, rester concentré et avancer, bien qu'à un rythme différent.

Créez une routine, mais aussi des limites

Créer des routines - et s'y tenir - est important pour instaurer un sentiment de normalité. Habillez-vous, prenez des pauses déjeuner, ne travaillez pas de la nuit. Bien qu'une certaine flexibilité soit essentielle, n'oubliez pas que certains employés feront de leur mieux selon un horaire fixe de 9 heures à 17 heures, tandis que d'autres voudront se rendre disponibles 24 heures sur 24. Pour éviter l'épuisement professionnel, rappelez-leur de changer les paramètres de disponibilité sur «hors ligne» et encouragez le temps de relaxation, sortir, s'entraîner ou acquérir de nouvelles compétences, liées ou non à l'industrie. James, par exemple, demande aux membres de l'équipe de participer à une visite virtuelle du musée ou à une autre évasion créative, puis de faire une capture d'écran et de partager trois éléments inspirants.

Soyez cool, ne contrôlez pas

Quand il s'agit de savoir comment et quand les employés font leur travail, abandonnez toute tendance à la microgestion, conseille Nigara. «Demandez:« Le travail a-t-il été fait? »Et non« Ont-ils travaillé huit heures par jour? ». Soyez rassurant, flexible et compatissant, ajoute Heiser, et« exprimez votre appréciation de haut en bas.

instagram story viewer