Comment les designers font fonctionner leur entreprise lorsqu'ils travaillent à domicile

De Los Angeles à Hong Kong, nous nous entretenons avec 11 architectes et designers pour voir comment ils gèrent leur personnel et leurs entreprises pendant cette période difficile.

Avec le nouveau coronavirus, officiellement surnommé COVID-19, balayer le globe, des pays du monde entier ont institué des interdictions de voyager, des quarantaines obligatoires, des restrictions sur les rassemblements, des conférences aux mariages, et fermeture de restaurants, bars et divertissements lieux. Les effets non seulement de ces mesures conçues pour arrêter la propagation du virus, mais aussi le sentiment général de malaise dans les communautés du monde entier ont eu un impact direct sur de nombreuses entreprises, y compris ceux de l'industrie du design. Nous avons contacté 11 grands architectes et designers pour leur expliquer comment le COVID-19 a affecté leurs entreprises et comment ils progressent en cette période d'incertitude.

Michael Chen, fondateur de MKCA, New York

«Nous sommes des New-Yorkais, et nous avons déjà vécu ensemble des inondations, des incendies et d’autres catastrophes. À la suite de l'ouragan Sandy, nous avions des délais, des audiences publiques et des projets en cours de construction, et nous avons dû sortir nos ordinateurs de notre studio et les installer à distance. Nous avons fait la même chose après

un incendie a détruit notre bureau à Tribeca. Nous avons donc appris à la dure comment être résilient en équipe et comment mettre en place le bureau pour ce type de perturbation. Nous sommes entièrement sauvegardés localement et en ligne, et nous avons un accès serveur à distance et des licences cloud pour tous nos logiciels critiques (Rhino, AutoCAD, Adobe). Nous contactons nos clients et collaborateurs et organisons des conférences téléphoniques et des partages d'écran via UberConference, et nous avons une excellente configuration VPN qui garantit que nos connexions réseau sont sécurisées, même lorsque nous ne le sommes pas dans le bureau."

Au-delà des aspects opérationnels, je m'assure de vérifier auprès de tous les membres de notre équipe et des personnes avec lesquelles nous travaillons, juste pour rester connecté à un niveau humain. Nous sommes tous dans le même bateau. Nous restons calmes - être occupé aide - mais nous retenons évidemment aussi les réunions en personne, les visites de chantier et les rassemblements sociaux jusqu'à ce que la situation soit un peu plus claire. Nous avons des projets en construction et en construction, et je me suis entretenu avec les entrepreneurs avec lesquels nous travaillons pour nous assurer qu'il y a des possibilités adéquates de lavage des mains et de désinfection sur le site et pour s'assurer que les travailleurs sur place peuvent rester à la maison du travail s'ils ne se sentent pas bien. Heureusement, à New York, il existe un congé de maladie payé obligatoire, qui couvre de nombreux travailleurs. Mais il est clair que les congés de maladie font partie des préoccupations plus générales concernant la sécurité au travail, et ceux d’entre nous qui travaillent avec l’industrie de la construction doivent y prêter attention. C'est un domaine où les designers ont une agence car nous rédigeons des spécifications.

Nous intégrons déjà les exigences de sécurité des travailleurs et des chantiers dans nos spécifications de projet et, heureusement, les entrepreneurs avec lesquels nous travaillons sont des professionnels qui partagent ces valeurs. Frappez du bois, aucun projet n'a encore été annulé ou interrompu, et tous les membres de notre équipe sont en bonne santé et restent productifs. Nous ne le prenons qu'un jour à la fois et essayons d'être positifs. "

Jamie Bush, directeur de Jamie Bush + Co., Los Angeles

«En ce moment, nous travaillons normalement. En fait, nous avons un client régulier qui vient de fermer sur une deuxième maison la semaine dernière, donc nous allons de l'avant avec un nouvel emploi même avec tout ce qui se passe. Nous avons également eu deux nouvelles demandes de renseignements sur des projets la semaine dernière, donc, bien que nous soyons extrêmement vigilants et consciencieux avec la santé de nos employés, les projets et les nouvelles affaires avancent heureusement.

Même ainsi, notre entreprise, je pense, sera certainement affectée comme tout le monde, et nous, en tant que taille moyenne bureau avec 15 employés, ont mis en place des mesures pour essayer de planifier le mieux possible le pire des cas scénarios. La semaine dernière, notre responsable de bureau était suffisamment conscient de la situation désastreuse pour acheter des logiciels, et nos informaticiens ont mis en place l'ensemble du personnel pour pouvoir se connecter à nos serveurs et travailler à distance depuis chez eux. Si nous finissons par travailler à distance, chaque équipe de projet communiquera via Slack et utilisera GoToMeeting pour les réunions de bureau et les présentations clients. »

Robin Baron, fondateur de Conception de Robin Baron, New York

«Tout le monde est très préoccupé par le virus ainsi que par l'économie. Nous avons déjà eu deux nouveaux clients qui ont reporté des projets. L'un nous a demandé d'arrêter avant que nous ayons vraiment une chance de commencer, et l'autre a reporté indéfiniment toute action. Cela nuit à une petite entreprise comme la nôtre. Nous n'avons pas encore vu comment tout cela aura un impact sur les projets dans lesquels nous nous trouvons, y compris ceux inclure la construction et la rénovation, surtout si nous allons devoir nous mettre en quarantaine davantage. J'essaie de rester centré sur ce qui pourrait être une période longue et très difficile.

J'aurais aimé pouvoir dire que nous allions de l'avant comme d'habitude, mais je ne pense pas que la plupart d'entre nous puissent honnêtement le dire. Parce que la plupart d'entre nous auront plus de temps libre, nous aurons l'opportunité de réévaluer nos entreprises avec un regard tourné vers l'avenir. C'est le bon moment pour voir où nous voulons être après la fin de cette crise, comment le paysage commercial pourrait changer à cause de cela et comment nous pouvons nous y adapter. »

Jeffery Povero, directeur et fondateur de Povero & Compagnie, New York

«Nous travaillons à distance, avec une réunion de bureau debout deux fois par jour via Zoom. Nous avons mis en place des canaux Slack pour chacun de nos projets afin de maintenir les communications fluides (et documentées) et créé l'accès à nos serveurs de bureau via Backblaze, notre système de sauvegarde et nos ordinateurs de bureau via TeamViewer. Toute cette préparation est due à notre jeune personnel technophile qui a été indispensable pour nous mettre tous en place. Pour ces premiers jours, nous avons un membre du personnel (qui vit à distance de marche de notre bureau) sur place pour recevoir les colis, récupérer les choses les bureaux dont ils ont besoin et, peut-être plus important encore, cliquez sur les photos de ces notes post-it très importantes que le personnel a jointes à leur moniteurs!

Nous avons eu une grande installation de projet [au début du mois], ce qui a été très chanceux pour notre bureau, notre fournisseurs, et en particulier pour nos clients, qui peuvent au moins se «distancer socialement» dans une belle appartement! Nous nous sommes entretenus avec nos autres clients pour les informer de la manière dont nous prévoyons de travailler dans un avenir prévisible pour essayer de maintenir leurs projets sur la bonne voie. Certains projets, en particulier dans le Midwest, semblent perplexes que nous prenions des mesures aussi «drastiques» pour lutter contre le virus, alors que le client épidémiologiste à la retraite pour notre projet de maison presque achevé à Los Angeles a été très encourageant de notre efforts!

À ce stade précoce, je suis optimiste que cette période nous permettra de relever chaque défi de conception plus lentement, sans la pression incessante pour obtenir des projets en construction. Notre objectif est de respecter tous nos engagements contractuels et planifiés, de terminer notre travail à temps, même s'il n'y aura personne à l'autre bout pour le recevoir pendant quelques semaines! »

James Woolum, associé chez Architectes ZGF, New York et Los Angeles

«Nous reconnaissons que c'est une période difficile pour nos employés et que la situation continue d'évoluer rapidement. Notre priorité est de soutenir les membres de notre équipe concernés et de nous assurer de continuer à respecter nos engagements envers nos clients. Beaucoup se demandent si cette pandémie devient le point de basculement de la normalisation du télétravail dans toutes les industries. Spécifique au monde de l'architecture, de l'ingénierie et de la construction (AEC), il reste difficile de faire notre travail virtuellement. En tant qu'architecte axé sur les environnements intérieurs, aucune technologie actuelle ne me permet d'héberger une présentation de matériel numérique aux clients ou de trouver des matériaux pour une telle présentation. Notre activité consiste à créer des expériences et cela ne peut tout simplement pas être fait virtuellement - pas encore, de toute façon.

Pour l'instant, tous les employés de ZGF sont encouragés à travailler à domicile et nous équipons tout le monde avec ordinateurs portables, caméras vidéo et casques, en plus de Microsoft Teams, Skype et d'autres collaborations outils. Les défis auxquels nous sommes confrontés sont sans précédent. Nos équipes IT et People and Culture continuent de faire un travail admirable en répondant à des circonstances qui changent apparemment d'heure en heure. Nous devons envisager la possibilité très réelle que 100% de notre entreprise travaille à distance pendant plusieurs semaines, voire plus. »

Jessica Geller, cofondatrice de Toledo Geller, Englewood, New Jersey

«La semaine dernière, nous nous sommes assis pour donner la priorité à tout ce qui devait être pris en charge en personne dans notre bureau, nous avons donc déplacé ces projets au premier rang de notre file d'attente. Pour nous, cela signifiait sélectionner les tissus et les finitions avant de sélectionner chaque meuble individuel sur lequel il se déroulerait, ce qui est en arrière de la façon dont nous abordons normalement la conception d'un projet. De cette façon, nous pouvons travailler à distance sur la conception et la planification de l'espace. C’est en fait un défi intéressant pour nous de s’inspirer d’abord des arrivées.

Nous avons un projet qui approche de sa date d'achèvement et l'installation est imminente, nous demandera au client ce qu'il ressent d'avoir d'autres personnes dans son espace et procédera de là. On a le sentiment qu'ils ne voudront pas reporter l'installation, après avoir attendu près de deux ans que cette rénovation massive soit terminée, mais on verra. Sinon, heureusement, aucun client n'a annulé ou reporté pour le moment, et nous espérons rationaliser notre travail afin de faire avancer les choses. "

Jerith Bailey, concepteur principal chez Constructeurs en acajou, Chicago

«Nous nous préparons depuis quelques semaines, et maintenant que la grande communauté de Chicago en a pris conscience, nous sommes reconnaissants des préparatifs que nous avons mis en place. Notre calendrier de production est complet jusqu'en avril et nous ne prévoyons pas que les clients annulent des projets. Pour assurer le bon déroulement des projets, nous avons toujours travaillé avec nos propriétaires pour nous préparer financièrement et logistiquement aux rénovations des mois à l'avance. Cette diligence raisonnable nous sert bien pendant cette pandémie, car nous n'avons pas à nous soucier des clients qui ont le temps ou l'énergie émotionnelle à consacrer à la prise de décision.

Mais nous avons vu une pénurie de fournitures commencer à frapper l'industrie. Des articles comme les cloisons sèches et les masques de peinture sont rares et nous avons constaté des retards dans l'expédition des matériaux de finition tels que les carreaux et la quincaillerie. Tous les appareils de plomberie d'Italie ou les matériaux de construction de Chine ont des retards de fabrication et d'expédition. Nous encourageons les clients qui ont encore besoin de matériaux à choisir des produits en stock dans les entrepôts locaux dans la mesure du possible.

Nos équipes de construction salariées travaillent toujours sur des projets et ont choisi de rester sur le terrain pour l'instant, mais nos managers travaillent à distance chaque fois que cela est possible. Nous organisons des réunions du personnel par Slack et des conférences téléphoniques, nous partageons l'avancement du projet par vidéo et nous comptons encore plus sur la communication sur le terrain via des dessins et des manuels de spécifications écrits.

Doreen Amico-Sorell, designer principal de Intérieurs Sorell, Comté de Suffolk, New York

«Heureusement, mon mari et partenaire commercial est également un médecin qui nous aide tous à rester sains d’esprit! Ce qui fait de moi un si bon designer - c'est-à-dire me soucier de tous les petits détails pour atteindre la perfection pour mes clients - ne sert pas si bien en cas de crise. Au lieu de cela, vous devez prendre du recul, prendre une profonde respiration et regarder calmement la situation dans son ensemble. Et c’est ce que nous faisons.

En tant que petite entreprise, oui, nous avons vu les affaires ralentir, car certains clients se rapprochent du gilet. Certains préfèrent rester à la maison au lieu de faire du shopping tandis que d'autres le sont un peu plus prudente en matière de dépenses en raison de la récente volatilité du marché boursier et ralentissement de l’économie. Mais en même temps, cela nous a offert une opportunité supplémentaire; nous offrons plus de services de magasinage à domicile et, en négociant avec nos fournisseurs et fabricants, nous augmentons les options pour des remises directes plus importantes et / ou des délais de paiement différés. D'autres clients, cependant, continuent de travailler avec nous comme d'habitude!

À l'heure actuelle, nous n'avons pas encore rencontré de problèmes d'approvisionnement en produits, mais nous prévoyons y faire face dans un avenir très proche. À ce titre, nous informons à nouveau de manière proactive tous nos clients de cette situation et nous avons surtout été très compréhensifs, notamment parce que nous les avons conseillés dès le départ. Tout en travaillant en étroite collaboration avec tous les fournisseurs existants pour rester au courant de tout changement dans leurs lignes d'approvisionnement, nous avons également établi de nouvelles relations avec des fournisseurs qui sont des revendeurs aux États-Unis pour aider à combler le vide, si cela était nécessaire surgir."

Ricardo Álvarez-Díaz, cofondateur et PDG de Álvarez-Díaz et Villalón, San Juan et Miami

«Bien que nous n'ayons perdu aucune activité en raison de l'épidémie, nous voyons des clients prendre et modifier des décisions sur des projets dans des délais de 24 à 72 heures. Par exemple, l'un d'entre eux s'approvisionnait en fenêtres en Espagne, mais à la suite de l'interdiction de voyager en Europe, qui a également un impact sur le matériel sourcing, ils ont décidé d'aller avec un fournisseur local le lendemain pour s'assurer que le projet pourrait avancer à temps et sur budget. Un autre client, bien qu'il n'ait pas besoin de certains matériaux pendant des mois, a décidé d'aller de l'avant et de les acheter pour fixer un prix. Ce fut une expérience d'apprentissage clé des ouragans et tremblements de terre passés: fixer un prix dès que possible. En ce qui concerne les implications juridiques, nous sommes également très prudents avec nos contrats maintenant pour inclure une clause de «force majeure» et avoir une assurance supplémentaire contre les pertes d’activité.

Une autre leçon que nous avons apprise lors des catastrophes passées [ici à Porto Rico] est l'importance de la communication, en particulier d'avoir des bureaux dans plusieurs endroits. Ce qu'une urgence fait, c'est forcer une perturbation que vous aviez déjà anticipée: vous devez maintenant tester ces plans dans un délai très court et prouver que vous pouvez être agile et mobile. Avoir la capacité de travailler à distance est mieux adapté lorsque vous avez une politique organisée sur ce à quoi cela ressemble. »

John Sellery, directeur général du groupe M Moser Associates, Hong Kong

«Au cours des derniers mois, nous avons pris des mesures sur nos sites à travers le monde pour protéger la santé et la sécurité de nos clients, partenaires, collègues et leurs familles tout en maintenant les affaires continuité. Certains de nos efforts ont inclus des communications internes régulières, mettant en évidence les conseils à jour des organisations mondiales de santé pour s'assurer que les employés sont informés; des procédures formelles de préparation aux situations d'urgence pour les bureaux des régions où le virus s'est intensifié; et un accent sur le bien-être mental et physique. Nous considérons cela comme une occasion d'améliorer notre capacité à travailler de manière flexible.

En tant qu'organisation mondiale, nous sommes habitués à travailler virtuellement en communiquant et en collaborant avec nos collègues et nos clients, chaque jour, dans le monde entier. Donc, pour le moment, toutes les opérations dans les bureaux de M Moser se poursuivent sans interruption, même s'il existe des cas où le personnel travaille à distance et où des restrictions de voyage sont en place. Les visites sur site se poursuivront comme d'habitude dans des groupes de participants plus petits et nécessaires, et les réunions de notre équipe auront lieu uniquement en fonction des besoins ou passeront à des réunions virtuelles. Nous surveillons constamment la situation et fournissons des mises à jour à nos clients au fur et à mesure que les informations deviennent disponibles. Dans la mesure du possible, nous spécifions des pays et fournisseurs alternatifs. Nous prévoyons que cela peut atténuer certaines situations; Cependant, avec l'épidémie en cours, nous prévoyons un délai plus long et des hausses de prix potentielles. »

Austin Handler, Design d'intérieur Mabley Handler, Moulin à eau, New York

«Heureusement, notre entreprise n'a pas été gravement touchée jusqu'à présent par la crise du COVID-19. Nous pensons que cela est probablement dû au fait que notre entreprise se concentre sur des destinations comme les Hamptons et Palm. Plage, et en cas de crise, de nombreuses personnes possédant des maisons de vacances choisissent de «survivre à la tempête» au lieu de leur résidence principale résidence. Le travail sur leur maison de vacances devient souvent une priorité. Et nous le savons non seulement grâce à nos expériences passées avec nos clients - sur le plan personnel, nous sommes passés à la Hamptons après le 11 septembre, afin que l'on puisse totalement s'identifier aux familles souhaitant se retirer dans un monde plus bucolique réglage. Donc, à partir de maintenant, heureusement, tous nos projets progressent comme prévu.

Comme nous sommes basés dans les Hamptons, nous sommes habitués à travailler et à nous approvisionner à distance. Nous sommes généralement à New York une fois par semaine environ pour des réunions avec les clients et des voyages au D&D et 200 Lex, mais une grande partie de notre approvisionnement se fait dans notre studio de conception Hamptons, à partir de notre bibliothèque de tissus et en ligne. Ainsi, lorsque nous ou nos designers devons travailler à distance, nous sommes déjà à peu près prêts à le faire. Heureusement, notre studio de design est situé juste à côté de notre maison, donc même lorsque nos enfants ont été malades à la maison, nous pouvons faire des va-et-vient et nous assurer qu'ils sont pris en charge sans avoir à nous éloigner complètement de travailler. Maintenant que notre école pour enfants est fermée et que nous nous préparons à ce que nos garçons de septième et de dixième année commencent l'apprentissage en ligne pour la prochaine trois semaines, nous sommes très reconnaissants de ne plus être qu'à 10 pas, en mesure de nous enregistrer quand nous en avons besoin et de déjeuner ensemble!"

Ces réponses ont été révisées et condensées pour plus de clarté et de longueur.

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