Comment empêcher le coronavirus de mettre votre entreprise en faillite

Avec des bureaux fermés, des licenciements imminents et des projets suspendus en raison de l'épidémie de COVID-19, les entreprises de conception font face à des défis financiers sans précédent dans les semaines et les mois à venir. Voici comment rester à flot

La pandémie de coronavirus a contraint les entreprises d'architecture et de design du pays à fermer leurs vitrines et bureaux, à déplacer leurs opérations entièrement en ligne, et s'appuyer sur un main-d'œuvre à distance pour continuer à faire des affaires.

Mais décrocher de nouveaux projets et empêcher les clients de retarder le travail planifié est difficile lorsque une grande partie du pays a été licenciée et presque toutes les entreprises ont connu une baisse drastique de leurs ventes. Plus de la moitié des entreprises s'attendent à perdre entre 10% et 30% de leur chiffre d'affaires annuel à cause du coronavirus, une enquête du Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) trouvé. Et un quart s'attend à perdre davantage.

Si votre entreprise est susceptible d'être dans une situation similaire et a du mal à trouver les liquidités pour payer le personnel, le loyer et d'autres factures maintenant, là sont quelques mesures intelligentes que vous pouvez prendre pour vous aider à continuer, selon des consultants en gestion et des experts financiers qui se sont entretenus avec AD PRO. Voici quelques étapes - des choix internes à l'aide externe - pour vous aider à rester à flot.

Réduisez vos dépenses

Avec tout le monde absent du bureau, vous avez probablement déjà économisé sur les paiements des services publics et les coûts d'approvisionnement ce mois-ci. Les frais de déplacement des employés doivent être inexistants. Mais vous devriez utiliser ce temps pour revoir votre budget et rechercher les coûts non essentiels dont vous pouvez vous passer à court terme. Vous pouvez peut-être suspendre les frais d'adhésion que vous avez payés ou abandonner le marketing et la publicité budget, selon Providence CPA Peter Lang, dont le cabinet, The Designer CPA, se spécialise dans les affaires de design d'intérieur comptabilité.

Si vous gérez déjà un bureau allégé avec peu de matières grasses à réduire, concentrez-vous sur ce qui est généralement la plus grosse dépense: la masse salariale. C’est un sujet désagréable. Personne ne veut couper le personnel pendant les périodes difficiles, mais cela peut être nécessaire si vous voulez que les employés aient une entreprise où retourner à la fin de la pandémie. Et sachez que vous n’êtes pas seul: plus de la moitié des petites entreprises de moins de 100 employés disent qu’elles ne peuvent pas se permettre de payer le personnel pendant un mois complet en quarantaine, selon un Enquête de mars de la SHRM.

Lang recommande d'être franc avec les employés sur les difficultés financières auxquelles l'entreprise est confrontée et, en tant que propriétaire, de faire le premier pas en suspendant ou en réduisant votre propre salaire. Si cette décision ne permet toujours pas de libérer suffisamment d'argent, il est peut-être temps de mettre en œuvre des réductions de salaire d'un certain pourcentage, soit à tous les niveaux, soit à des montants variables en fonction du salaire et de l'ancienneté, ou heures d'ouverture.

Enfin, vous devrez peut-être licencier des employés ou, comme de nombreuses entreprises l'ont fait, du personnel en congé pour le moment jusqu'à ce que les commandes actuelles de maintien à la maison soient levées et que les entreprises puissent à nouveau fonctionner normalement. Les travailleurs mis à pied seront essentiellement en congé temporaire et sans solde jusqu'à la réouverture de l'entreprise, ce qui signifie qu'ils ne peut pas effectuer de tâches professionnelles ou recevoir un salaire, mais vous pouvez choisir de continuer à fournir une assurance maladie ou d'autres avantages couverture.

Négociez avec votre propriétaire

Alors que de nombreux États et villes ont adopté des moratoires sur les expulsions commerciales et résidentielles pour aider soulager les locataires inquiets, cela n’a pas soulagé les locataires des paiements sur leur bureau les espaces.

Discutez avec votre propriétaire du non-respect des conditions initiales de votre contrat de location. Bien qu'ils ne soient pas satisfaits, beaucoup préfèrent traiter avec des locataires en difficulté qui ont déjà eu de solides antécédents de paiement plutôt que d'opter pour des postes vacants en ce moment, car il y aura peu ou pas d'offres concurrentes pour l'espace, déclare Ashburn, Virginie, planificateur financier Aaron Clarke de Halpern Financier.

Essayez de payer le plus possible le loyer et informez votre propriétaire des difficultés que vous rencontrez et des mesures que vous avez prises (et continuez de prendre), pour éviter de devenir délinquant. Proposez un mode de paiement alternatif pendant la durée de la pandémie en demandant un report temporaire ou une réduction du loyer. Ensuite, lorsque la pandémie prend fin, remboursez la somme manquante par versements sur le reste de votre bail. Quelle que soit votre décision et celle de votre propriétaire, notez les détails par écrit pour protéger votre entreprise.

Augmenter la durée des délais de paiement

De nombreux cabinets d'architecture et de design d'intérieur ne connaissent pas seulement une crise de trésorerie en raison d'une baisse du nombre de nouveaux clients et projets, déclare Lisa Henry, PDG du Greenway Group, une société de conseil et de conseil en architecture et design avec des bureaux à Atlanta, Boston, métro de New York, Colorado Springs et Denver. Un grand défi est de rassembler sur le travail qui a déjà été fait.

«Les clients veulent économiser de l'argent et tardent à payer même si les factures sont dues», dit Henry. «Ils essaient de ne pas payer pendant 30 ou 60 jours supplémentaires, mais les entreprises d’architecture et de design doivent payer pour les choses au sein de leur propre entreprise, ce qui signifie qu'ils doivent s'appuyer sur leur propre crédit commercial pour prolonger les conditions pendant temps."

Tout comme les clients vous l'ont probablement fait, vous souhaiterez appeler les entreprises auprès desquelles vous achetez et demander un prolongation des conditions de paiement, entre net-30 et net-90 jours, pour donner à votre entreprise plus de temps pour collecter clients.

C'est souvent une conversation inconfortable, mais si vous avez des clients avec des factures en souffrance, utilisez ceci il est temps de les contacter et d'essayer de les faire payer, en citant les contrats des deux parties signé. Si vous signez une nouvelle entreprise au cours de cette période, raccourcissez vos propres conditions de paiement de, par exemple, 90 jours à 45 jours pour injecter plus rapidement des liquidités dans l'entreprise.

Refinancer la dette de votre entreprise

Si vous avez des dettes existantes que vous avez du mal à honorer actuellement, contactez votre prêteur et «demandez-lui ce qu'il peut faire pour aider votre entreprise», déclare Clarke, de Halpern Financial. "Si vous avez eu un ou deux mauvais mois mais que vous pouvez montrer que vous avez des projets futurs en préparation, la banque peut être disposée à vous laisser reporter un ou deux paiements ou à trouver un autre arrangement."

Vérifiez en ligne si votre prêteur a déjà mis en place des politiques pour traiter les problèmes de paiement liés au coronavirus ou aux demandes de report. Ceux qui ont certains prêts de la Small Business Administration (SBA) peuvent déjà avoir options de secours qui permettent un sursis jusqu'à six mois.

Votre prêteur pourrait également être disposé à proposer une solution à plus long terme: le refinancement. Les taux d'intérêt étaient déjà à des niveaux historiquement bas et, en mars, en réponse au virus, la Réserve fédérale a abaissé son taux d'intérêt de référence à 0.25%. Même si vous ne verrez pas de taux aussi bas, certaines banques pourraient être disposées à vous offrir un meilleur taux d’intérêt que le vôtre si vous avez un de bons antécédents de crédit et vous permettent de réduire les paiements mensuels sur une durée de prêt prolongée, ce qui signifie que vous économisez sur les intérêts et libérez en espèces.

Les propriétaires d'entreprise qui ont acheté leurs propres bureaux, magasins ou studios de design pourraient voir plus de succès avec cette stratégie car ils sont sécurisés la dette, comme une hypothèque sur une propriété commerciale, est considérée comme moins risquée par les prêteurs puisqu'ils peuvent saisir l'actif si le propriétaire les valeurs par défaut.

Le succès pourrait également dépendre de l'identité du prêteur, déclare le planificateur financier Mitchell Kraus, cofondateur de Capital Intelligence Associates, basé à Santa Monica, en Californie. «Avec les petites banques, vous avez plus de flexibilité en termes de négociation, car votre prêt est beaucoup plus important pour elles qu'il ne le serait pour une grande institution.»

Si votre dette porte sur une carte de crédit professionnelle, envisagez de faire un transfert de solde sur une nouvelle carte avec une période promotionnelle à taux d'intérêt de 0%. Avec de telles cartes, vous pourriez avoir un an ou plus pour rembourser la dette transférée avant le début des frais d'intérêt à payer, mais vous paierez des frais (généralement entre 3% et 5% du montant total transféré sur la carte). La carte de visite de la banque américaine, par exemple, offre un taux d'intérêt de lancement de 0% sur les achats et les transferts de solde pour les 20 premiers cycles de facturation avant de facturer un taux variable entre 9,99% et 17,99%. Et le Carte American Express Blue Business Cash offre un taux d'intérêt de 0% sur les achats et les transferts de solde également, mais seulement pour les 12 premiers mois avant de passer à un taux variable de 13,24% à 19,24%. Vous aurez besoin d'un excellent pointage de crédit pour être admissible à de telles cartes, car cet avantage est beaucoup plus difficile à trouver pour les entreprises que pour les consommateurs. (Vous pouvez lire le guide AD PRO sur les cartes de crédit professionnelles ici).

Emprunter de votre épargne-retraite

Bien que l'utilisation de fonds destinés à la retraite puisse être risquée, les propriétaires d'entreprise peuvent trouver plus facile d'emprunter à eux-mêmes qu'aux banques ou au gouvernement, dit Kraus. «Prendre de l'argent d'un IRA ou d'un 401 (k) peut être une meilleure mesure de financement provisoire.»

Merci à Coronavirus Aid, Relief and Economic Security (CARES) Loi, vous pouvez retirer jusqu'à 100 000 $ d'un compte de retraite 401 (k), IRA ou similaire jusqu'à la fin de l'année sans faire face à la pénalité habituelle de retrait anticipé de 10%. Vous pouvez bénéficier de cette disposition spéciale si vous avez éprouvé des difficultés financières résultant de mis en quarantaine, en congé ou travaillant à des heures réduites ou si vous, ou un enfant ou un conjoint, testez positif pour COVID-19. Vous paierez toujours de l'impôt sur les retraits, ce qui pourrait vous faire passer dans une tranche d'imposition plus élevée l'année prochaine.

Alternativement, si vous participez actuellement à un plan 401 (k), vous pouvez emprunter jusqu'à 100% du solde de votre compte acquis jusqu'à 100 000 $ au cours des six prochains mois en raison de la Loi CARES. Contrairement à un retrait, cet argent ne sera pas imposé mais devra être remboursé, généralement dans un délai de cinq ans. Si vous perdez votre emploi, par exemple parce que l'entreprise ferme ses portes, le solde impayé sera dû beaucoup plus rapidement, et tout les fonds qui ne sont pas remboursés à la date limite sont traités comme un retrait, ce qui signifie que vous pourriez faire face à une pénalité fiscale et à un revenu les taxes. Vous paierez également des intérêts sur le prêt, mais comme il provient de votre propre compte, vous le paierez à vous-même.

Demander une aide gouvernementale

La loi CARES fournit également une aide de prêt de 350 milliards de dollars aux petites entreprises de moins de 500 employés pour aider à couvrir les coûts salariaux et autres dépenses pendant la pandémie de coronavirus.

Géré par la SBA, les entreprises peuvent postuler prêts pour la protection des salaires, qui visent à couvrir les dépenses nécessaires telles que la masse salariale, les soins de santé, le loyer, les services publics et les dettes commerciales, pour maintenir les opérations et conserver le personnel d'ici au 30 juin. Le programme sera également rétroactif au 15 février, de sorte que les entreprises qui ont demandé une aide SBA plus tôt dans l'année peuvent toujours se qualifier. Les prêteurs ont commencé à traiter les demandes des petites entreprises et des propriétaires uniques le 3 avril. Les entrepreneurs indépendants et les travailleurs autonomes peuvent postuler dès aujourd'hui.

Une entreprise peut emprunter jusqu'à 2,5 fois ses dépenses mensuelles moyennes, jusqu'à 10 millions de dollars. Les paiements des prêts seront différés de six mois, et ni le gouvernement ni les prêteurs ne peuvent facturer de frais.

La SBA pardonnera un montant emprunté égal à huit semaines de dépenses, dit Lang, mais vous devrez demander un tel pardon et fournir des documents montrant qu'il a été utilisé comme prévu. Pour être admissible, les fonds doivent être utilisés pour les frais de personnel, les intérêts hypothécaires, le loyer ou les services publics, et au moins 75% du montant que vous souhaitez avoir pardonné doit avoir été dépensé pour la paie. Le montant pardonnable sera réduit si votre personnel à temps plein diminue ou si les salaires diminuent. Pour tout montant de prêt non annulé, l'argent doit être remboursé en deux ans à un niveau très bas taux d'intérêt de 1%.

Les petites entreprises peuvent également postuler pour le SBA élargi Prêt en cas de catastrophe économique - qui offre traditionnellement une aide aux entreprises situées là où des catastrophes déclarées par le gouvernement fédéral se sont produites, mais qui couvre désormais les entreprises de tous les États et territoires. Les entreprises peuvent emprunter jusqu'à 2 millions de dollars à un taux d'intérêt de 3,75% et rembourser la somme sur 30 ans. Les entreprises devraient également tenter l’avance d’urgence du programme, une somme de 10 000 dollars qui n’a pas besoin d’être remboursée et qui est destinée à aider à atténuer une perte temporaire de revenus due au coronavirus.

Cependant, la réception de l'argent peut prendre plus de temps que l'indique le site Web de la SBA, comme certaines banques, comme Citi, n'ont pas encore ouvert leurs demandes en ligne pour une telle aide. D'autres banques ont déclaré avoir reçu des dizaines de milliers d'applications dans les premiers jours, laissant le personnel débordé. Plusieurs grandes banques ont également été critiquées pour ajouter leurs propres exigences que les entreprises doivent se réunir pour recevoir les prêts SBA. Par exemple, Argent rapporte que la Bank of America exige que les demandeurs de prêt aient une relation de prêt et de vérification pour les petites entreprises déjà avec la banque, ou un compte courant Bank of America existant et aucune autre relation de crédit ou d'emprunt avec une autre banque.

Enfin, plusieurs États et municipalités ont commencé à déployer leurs propres programmes de prêts aux petites entreprises. enquêter sur les sites Web de votre gouverneur d'État et du gouvernement local pour voir s'ils offrent de l'aide et comment se qualifier pour il. La Floride et le Michigan, ainsi que les villes de Chicago, New York, Los Angeles, San Francisco et Denver, par exemple, offrent toutes une aide financière aux petites entreprises.

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