Hoe u uw externe team beheert

Thuiswerken is misschien het nieuwe normaal, maar dat hoeft de normale gang van zaken niet te verstoren, zeggen experts

Design is hands-on, tactiel, samenwerken, en dat kan moeilijk zijn virtueel repliceren. Maar met zoveel mensen die plotseling vanuit huis werken, moeten leiders weten hoe ze hun teams effectief op afstand kunnen beheren. Ondanks de hindernissen is er een zilveren voering voor ontwerpbureaus: "Wij zijn eigenlijk de beste groep kom hier doorheen '', zegt Todd Heiser, een directeur en mede-directeur in Gensler's Chicago kantoor. "Wij zijn innovatie-experts."

Het team van Heiser begon enkele weken geleden met testen op afstand, toen Aziatische collega's tijdens de eerste fasen van de uitbraak van Covid-19. Maar u hoeft geen bedrijf te zijn met een wereldwijd bereik en uitgebreide middelen om alles soepel te laten verlopen. Begin waar u kunt met de stappen die voor u het gemakkelijkst zijn. Het belangrijkste is om niet op te geven, zegt design-industrie business coach en podcaster LuAnn Nigara, die ook eigenaar is van

Venster werkt, een op maat gemaakt bedrijf voor raambekleding. "Reageer niet overdreven, maar doe het niet niet handelen, ”adviseert ze.

Hoewel het van het grootste belang is om voorbereid te zijn op uitdagingen, onthoud dat er ook hoop aan de horizon is: het kantoor van Gensler in Beijing is al begonnen met heropening. Volg in de tussentijd het onderstaande advies van veteranen uit de industrie die werken op afstand nu effectief mogelijk maken.

Haal je digitale gereedschapskist op orde

U gebruikt waarschijnlijk al een scala aan tools voor online delen, maar zo niet, dan is dit het moment om aan boord te gaan. Google Drive of G Suite en Dropbox behoren tot de haalbare opties die tijd besparen en het aantal versies van documenten verminderen. Met Microsoft Teams (het is ook compatibel met Apple-producten) kunt u documenten, foto's en bestanden op het scherm delen. Chad James van Chad James Group- een team van zeven - gebruikt het om "tekeningen in realtime te beoordelen en wijzigingen aan te brengen, zodat mijn team niet in de war is over wat ik vertel via de telefoon of internet." Mentimeter, Miro, Basiskamp, en ClickUp zijn ook populaire tools voor samenwerking en projectbeheer; nieuw gelanceerd StyleRow is geschikt voor de ontwerpindustrie.

Zet direct virtuele vergaderingen op

Communicatie met uw team is cruciaal; wen er aan om het via video te doen. Met Skype, Zoom en Google Hangouts kunt u op verschillende manieren verbinding maken, inclusief videogesprekken. (Pro-tip: raak vertrouwd met meerdere platforms, zodat u ook kunt inspelen op de voorkeuren van de klant.) "U wilt niet dat uw team verliest zicht op uw visie in deze moeilijke tijd, ”zegt Nigara, die ernaar streeft haar personeel op de hoogte te houden en hen een idee te geven van verantwoording.

Heiser en James voeren dagelijkse telefoongesprekken met hun teams en checken vaker met individuele personen. Gensler heeft zelfs zijn wekelijkse bijeenkomsten voor alle stafleden behouden, waarvan sommige met honderden werknemers. Het doel, zegt Heiser, is niet alleen om projecten soepel te laten verlopen, "maar ook om onze cultuur intact te houden."

Houd het moreel hoog

Nodig personeel uit om informeel te zijn tijdens teamvergaderingen, adviseert Heiser, maar houd de camera aan en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken. Leg contact met mensen, vraag hoe ze zich aanpassen, en aanmoedigen virtuele lunches of happy hours. De mensheid daarin zal helpen "de energie van je ontwerpen vooruit te helpen", zegt hij. "Hoewel dit ongekend is, is er ook een nieuwe kracht en opwinding over samen zijn. Ik heb echt genoten van het venster op het leven van mensen. "

Blijf lenig

Heiser herinnert zijn personeel eraan om hikken te verwachten, vooral bij zaken als videogesprekken. Creëer flexibiliteit in uw schema om blips in technologie en persoonlijke situaties op te vangen, hij suggereert, en onthoud dat veel mensen jongleren met veel verschillende verantwoordelijkheden en emoties nu.

Ga creatief om met uitdagingen

Ontwerpbureaus zijn meestal op maat gemaakte ruimtes die zijn gebouwd om aan specifieke behoeften te voldoen, maar de meeste werknemers hebben thuis geen dubbele schermen, een zit-sta-bureau of hoogwaardige printers. Om het eerste probleem op te lossen, Gensler gebruikte een eenvoudige oplossing: het leveren van HDMI-kabels die laptops op tv-schermen kunnen aansluiten. Andere werknemers gebruiken strijkplanken in plaats van in hoogte verstelbare bureaus. "Moedig mensen aan om creatief te zijn", zegt Heiser. "Uit deze uitdaging wordt vindingrijkheid geboren."

Maak materialen toegankelijk

Fysiek aanrakende materialen zijn van cruciaal belang voor zowel ontwerpers als klanten, maar als u geen toegang heeft tot uw bibliotheek of ga naar een showroom, overweeg om monsters per post naar uzelf en een cliënt. Als dat niet haalbaar is, bekijk dan online materiaalbibliotheken en showrooms. Velen zijn zeer geavanceerd geworden, met virtuele functies die texturen en afwerkingen nauw nabootsen. Morpholio Board, Substance van Adobe, Fuigo en StyleRow hebben verschillende materialen en showroomaanbiedingen die kunnen helpen om projecten vooruit te helpen.

Blijf op de hoogte en wees transparant

Vraag hulp van collega's of een bedrijfscoach als u die nodig heeft, en wees eerlijk tegen klanten en verkopers - en uw personeel. (Pro-tips: een recente Nigara podcast heeft solide economisch advies om door deze crisis heen te komen; Mydoma Studio organiseert volgende maand een gratis virtuele conferentie.) Sommige transacties werken; anderen zijn dat niet. Werkruimtes sluiten af ​​en klanten stellen installaties uit. Kortom, planningen zijn onsamenhangend, veranderen of staan ​​in de wacht. De sleutel is om teamleden en klanten op de hoogte te houden. Duidelijkheid en communicatie tussen de betrokkenen zijn de sleutel tot kalm blijven, gefocust blijven en vooruitgaan, zij het in een ander tempo.

Creëer een routine, maar ook grenzen

Routines bedenken - en je eraan houden - is belangrijk om een ​​gevoel van normaliteit te krijgen. Kleed je aan, neem lunchpauzes, werk niet de hele nacht. Hoewel een zekere mate van flexibiliteit cruciaal is, moet u er rekening mee houden dat sommige werknemers het beste zullen presteren volgens een vast schema van 9 tot 5, terwijl anderen zich 24 uur per dag beschikbaar willen stellen. Om een ​​burn-out te voorkomen, herinnert u hen eraan om de beschikbaarheidsinstellingen te wijzigen in 'offline' en ontspanningstijd, naar buiten gaan, sporten of het leren van nieuwe vaardigheden - al dan niet branchegerelateerd - aan te moedigen. James vraagt ​​bijvoorbeeld teamleden om op een virtuele museumtour of een andere creatieve ontsnapping te gaan, vervolgens een screenshot te maken en drie inspirerende items te delen.

Wees cool, niet controlerend

Als het gaat om hoe en wanneer werknemers hun werk doen, laat dan elke neiging tot micromanaging los, adviseert Nigara. "Vraag:‘ Is het werk gedaan? ’Niet‘ Werkten ze een dag van acht uur? ’’ Wees geruststellend, flexibel en medelevend, voegt Heiser toe, en ‘laat je waardering op en neer gaan. '

instagram story viewer