5 trinn for å kaste en vellykket virtuell begivenhet

Slik tilpasser du samlingens debut, jubileumsfester og bokutgivelser for tiden

Visst, Zoom-utmattelse er virkelig, men retur av 500-personers galas - eller til og med 50-personers cocktailpartier - er fremdeles i stor grad TBD. I mellomtiden har virtuelle hendelser blitt en viktig måte for organisasjoner å samhandle med klienter og givere, nå målgrupper og være relevante. For designmerker, vant til å feire debut, jubileer og partnerskap med lojale fans og cognoscenti, det er ingen grunn til at festen skal stoppe, selv om den må påta seg en helt annen skjema. Og designere som ønsker å fête en ny produktlinje, bokutgivelse eller annen milepæl, kan fremdeles ha nytte fra å organisere en intim sammenkomst med jevnaldrende - enda mer når det ikke er personlige gjenforeninger mulig. Ønsker du å være vertskap for din egen online feiring? Under, øverst festplanleggere som har overført ferdighetene sine til å lage nettbaserte webinarer, paneler og ja, til og med galas deler tipsene deres for å tiltrekke gjester til digitale soireer - og holde dem forlovet når de logger på.

Identifiser målene dine - og oppdraget ditt

Du lurer kanskje på: Er en virtuell samling virkelig verdt innsatsen? Det korte svaret, sier Manhattan-arrangør Marcy Blum, er ja. Tenk på det som å utvikle praksis, ikke suspendere dem. "Jeg sier til [klienter] at du ikke er i dvale," sier Blum. "Ikke la publikum forsvinne." Tenk på hva du håper å oppnå fra arrangementet ditt, akkurat som du ville gjort for en IRL: handler det om å skaffe penger? Fremme fellesskap? Ser og lærer? Bestem størrelse, budsjett og tema deretter.

"En virtuell begivenhet blir aldri den samme som en faktisk begivenhet," sier underholdningsekspert i New York Bronson van Wyck. “Men jeg minner alltid kundene om det positive, enten det betyr at du kan invitere folk fra alle deler av verden eller at du kan sende mat fra favorittrestauranten din til 30 av vennene dine. Vi ønsker alle sammenheng, så det som fremmer fellesskapet er velkomne i disse tider. Alle er ivrige etter moro skyld. ”

Tiltrekke publikum

En av fordelene med virtuelle hendelser er økt kapasitet. "Etter min mening, jo mer gladere" når det gjelder samtaler, forestillinger og innsamlinger, sier Van Wyck. “Dette er tøffe tider for ideelle organisasjoner, så jo flere mennesker du kan samle sammen til støtte for en årsak, jo bedre. ” For mindre og mer personlige sammenkomster er det best å holde gjestelisten under 50. Som Van Wyck påpeker, "For mye rulling frem og tilbake på Zoom hemmer intimitet."

Når du sender invitasjoner, må du gjøre det to uker i forveien - digitalt eller papir er greit - og ta med så mye informasjon du kan: hva du kan forvente, hvem som snakker og når, om det vil være gaver eller ikke. "Hvis vi planlegger en skål, liker jeg å forsyne gjestene med champagne og fløyter," sier Blum. "Jeg har også sendt paljettmasker." En påminnelsesdag og eksplisitt informasjon om hvordan du stiller inn er også nyttig, sier Nicole Vecchiarelli fra Special Projects, et NYC- og L.A.-basert byrå for bestilling og planlegging.

Tenk på designet

Designelementer for personlige hendelser kan tilpasses et virtuelt miljø - med noen justeringer. Hvis du arrangerer en bursdagsfest eller middag, vil det gi deg en følelse av anledning å sende tilpassede midtstykker, personlig sengetøy og håndplukkede stedinnstillinger. Noen ganger er gjestenes hjem det beste bakteppet av alle. For et nylig arrangement han organiserte for High Line, samlet Van Wyck Diane von Furstenberg, Martha Stewart, Thom Filicia, William Norwich og Franco Noriega for en diskusjon. "Det var ingen design nødvendig, siden en del av moroa for lånere fikk sjansen til å se Diane i hennes Connecticut-stue eller Martha i hennes Bedford-hager," sier han. Det kan være lurt å vurdere å innføre kleskode for å skape spenning og oppmuntre til en følelse av fellesskap. "Tro meg," sier Van Wyck, "etter uker med svette og PJ, vil alle ønske velkommen til rømmen ved å ta på seg ritz."

Hold det i bevegelse

Pacing er nøkkelen. Hvis du organiserer et panel, “øv, øv, øv,” sier Van Wyck. De fleste arrangementer har godt av å ha en vert som kan holde samtaler og aktiviteter på sporet. "Akkurat som i det virkelige liv dominerer ofte de høyeste stemmene i rommet samtalen," sier han. "Det er vel og bra når du kan gjøre det enkelt å gå ut med en unnskyldning for å besøke baren, men når du alle sitter fast på en skjerm dette kan være uutholdelig. ” Vurder å bruke Zoom's Breakout Room-funksjon for å være vert for mindre samtaler i løpet av begivenhet. Og organiser disse samlingene akkurat som du ville ha en sitteplan - sørg for at det er en fin blanding av innfødte samtalere og lyttere i hver.

Og husk at gjestene sannsynligvis har kortere oppmerksomhetsspenn enn de ville gjort personlig. Spesialprosjekt-medstifter Andrea Oliveri sier at 30 til 40 minutter er det perfekte stedet for en hvilken som helst virtuell fest. "Men ikke føl deg dårlig hvis folk faller inn og ut," sier Van Wyck. "Det faktum at de har tatt seg tid fra dagen deres, skal sees på som en gevinst."

Samhandle og engasjere

Erfaringselementer kan ta arrangementet ditt "fra 'meh' til minneverdig ', sier Van Wyck. Kanskje betyr det å verve en Michelin-stjerne kokk til en gruppe matlagingstime - og forsyne gjestene med en eske med ingredienser - eller være vert for en kunstnerledet aktivitet som gjestene får et håndverkssett for. Gaver er selvfølgelig ikke et krav; en regel som du kan ta med, uansett om det er vin- eller akvarellmaling, kan holde publikum opphisset - og innstilt. "Hovedutfordringen er engasjement," sier Oliveri. "Men det er veldig mulig å skape noe unikt og spesielt."

Og akkurat som IRL, hjelper det alltid å ha en headliner, men husk at smak har endret seg. "Det nyeste" get "er en privat samtale med en lege, politiker eller aktivist," sier Van Wyck. "Fauci er øyeblikkets Beyoncé."

instagram story viewer