5 kroków do zorganizowania udanego wydarzenia wirtualnego

Oto, jak dostosować debiuty kolekcji, przyjęcia rocznicowe i wydania książek na czas

Jasne, zmęczenie Zoomem jest realne, ale powrót 500-osobowych gali - a nawet 50-osobowych koktajli - jest nadal w dużej mierze do ustalenia. W międzyczasie wirtualne wydarzenia stały się dla organizacji kluczowym sposobem interakcji z klientami i darczyńcami, docierania do docelowych odbiorców i utrzymywania aktualności. Dla marek designerskich, przyzwyczajonych do świętowania debiutów kolekcji, rocznic i partnerstw z lojalnymi fanów i znawców, nie ma powodu, żeby impreza się zatrzymywała, nawet jeśli musi przybrać zupełnie inny przebieg Formularz. Projektanci, którzy chcą świętować nową linię produktów, wydanie książki lub inny kamień milowy, nadal mogą na tym skorzystać od organizowania intymnych spotkań z rówieśnikami - tym bardziej, że osobiste spotkania już nie możliwy. Chcesz zorganizować własne świętowanie online? Poniżej, u góry planiści przyjęć którzy przenieśli swoje umiejętności na tworzenie webinariów, paneli internetowych i, tak, nawet gali, dzielą się wskazówkami, jak przyciągać gości na imprezy cyfrowe - i utrzymywać ich

zaręczony kiedy się logują.

Określ swoje cele - i misję

Możesz się zastanawiać: czy wirtualne spotkanie jest naprawdę warte wysiłku? Krótka odpowiedź, mówi organizatorka imprez na Manhattanie, Marcy Blum, brzmi: tak. Potraktuj to jako ewolucję swoich praktyk, a nie ich zawieszanie. „Mówię [klientom], nie jesteście w stanie hibernacji” - mówi Blum. „Nie pozwól swojej publiczności odpłynąć”. Pomyśl o tym, co chcesz osiągnąć dzięki swojemu wydarzeniu, tak jak w przypadku IRL: czy chodzi o zbieranie pieniędzy? Wspierasz społeczność? Oglądasz i uczysz się? Wybierz odpowiednio rozmiar, budżet i motyw.

„Wirtualne wydarzenie nigdy nie będzie tym samym, co rzeczywiste wydarzenie” - mówi ekspert ds. Rozrywki z Nowego Jorku Bronson van Wyck. „Ale zawsze przypominam klientom o pozytywach, czy to oznacza, że ​​możesz zapraszać ludzi ze wszystkich części świata, czy też możesz wysłać jedzenie ze swojej ulubionej restauracji do 30 znajomych. Wszyscy pragniemy więzi, więc wszystko, co sprzyja społeczności, jest w tych czasach mile widziane. Wszyscy są chętni do zabawy ”.

Przyciągnij swoją publiczność

Jedną z zalet wirtualnych wydarzeń jest zwiększona pojemność. „Moim zdaniem im więcej, tym weselej”, jeśli chodzi o rozmowy, występy i zbiórki pieniędzy - mówi Van Wyck. „Są to trudne czasy dla organizacji non-profit, więc im więcej osób możesz zebrać razem, aby wesprzeć bo tym lepiej ”. W przypadku mniejszych, bardziej osobistych spotkań najlepiej zachować listę gości poniżej 50. Jak zauważa Van Wyck: „Zbyt dużo przewijania w przód iw tył w Zoom hamuje intymność”.

Wysyłając zaproszenia, rób to z dwutygodniowym wyprzedzeniem - cyfrowe lub papierowe są w porządku - i dołącz jak najwięcej informacji: czego się spodziewać, kto mówi i kiedy, czy będą prezenty. „Jeśli planujemy toast, lubię częstować gości szampanem i fletami” - mówi Blum. „Wysłałem również cekinowe maski”. Pomocne są też przypomnienie dnia i wyraźne informacje o tym, jak się włączyć, mówi Nicole Vecchiarelli z Special Projects, agencji rezerwacji i planowania wydarzeń z siedzibą w Nowym Jorku i Los Angeles.

Przemyśl projekt

Elementy projektu wydarzeń osobistych można dostosować do środowiska wirtualnego - z pewnymi zmianami. Jeśli organizujesz przyjęcie urodzinowe lub kolację, wysyłanie gościom niestandardowych elementów dekoracyjnych, spersonalizowanej pościeli i starannie dobranych nakryć miejsca doda poczucie okazji. Czasami jednak domy Twoich gości stanowią najlepsze tło ze wszystkich. Na niedawnym wydarzeniu, które zorganizował dla High Line, Van Wyck zebrał Diane von Furstenberg, Martha Stewart, Thom Filicia, William Norwich i Franco Noriega do dyskusji. „Projekt nie był konieczny, ponieważ częścią zabawy dla klientów była możliwość zobaczenia Diane w jej salonie w Connecticut lub Marthy w jej ogrodach w Bedford” - mówi. Możesz rozważyć wprowadzenie odpowiedniego ubioru, aby wzbudzić emocje i zachęcić do poczucia wspólnoty. „Uwierz mi”, mówi Van Wyck, „po tygodniach potu i piżam, każdy z zadowoleniem przyjmie eskapizm zakładania ritzów”.

Trzymaj to w ruchu

Tempo jest kluczowe. Jeśli organizujesz panel, „ćwicz, ćwicz, ćwicz” - mówi Van Wyck. Większość wydarzeń zyskuje na posiadaniu gospodarza, który może utrzymać rozmowę i działania na właściwym torze. „Podobnie jak w prawdziwym życiu, w rozmowie często dominują najgłośniejsze głosy w pomieszczeniu” - mówi. „To wszystko dobrze i dobrze, kiedy możesz łatwo wyjść, pod pretekstem odwiedzenia baru, ale kiedy utkniesz na ekranie to może być rozdzierające ”. Rozważ skorzystanie z funkcji Breakout Room firmy Zoom do prowadzenia mniejszych rozmów w trakcie zdarzenie. I organizuj te spotkania tak, jak planujesz siedzenia - upewnij się, że na każdym z nich jest fajna mieszanka rodzimych mówców i słuchaczy.

I pamiętaj, że goście prawdopodobnie mają krótsze okresy uwagi niż osobiście. Współzałożyciel Projektów Specjalnych, Andrea Oliveri, mówi, że 30 do 40 minut to idealne miejsce na długość wirtualnej imprezy. „Ale nie czuj się źle, jeśli ludzie przychodzą i wychodzą” - mówi Van Wyck. „Fakt, że poświęcili trochę czasu na swój dzień, powinien być postrzegany jako zwycięstwo”.

Interakcja i zaangażowanie

Elementy doświadczalne mogą „odmienić” Twoje wydarzenie w niezapomniane ”- mówi Van Wyck. Może to oznacza zatrudnienie szefa kuchni nagrodzonej gwiazdką Michelin na grupową lekcję gotowania - i dostarczenie gościom pudełka składników - lub zorganizowanie zajęć prowadzonych przez artystów, na które goście otrzymują zestaw rzemieślniczy. Prezenty oczywiście nie są wymagane; zasada `` przynieś swój '', niezależnie od tego, czy będzie to wino, czy akwarela, może sprawić, że publiczność będzie podekscytowana i dostrojona „Głównym wyzwaniem jest zaangażowanie” - mówi Oliveri. „Ale stworzenie czegoś wyjątkowego i wyjątkowego jest bardzo możliwe”.

I tak jak IRL, zawsze dobrze jest mieć headlinera, ale pamiętaj, że gusta się zmieniły. „Największą nowością jest prywatna rozmowa z lekarzem, politykiem lub aktywistą” - mówi Van Wyck. „Fauci jest obecnie Beyoncé”.

instagram story viewer