Como gerenciar sua equipe remota

Trabalhar em casa pode ser o novo normal, mas isso não precisa interferir nos negócios normais, dizem os especialistas

O design é um trabalho prático, tátil e colaborativo, e isso pode ser difícil de replicar virtualmente. Mas com tantas pessoas trabalhando repentinamente em casa, os líderes precisam saber como gerenciar remotamente suas equipes de maneira eficaz. Apesar dos obstáculos, há uma fresta de esperança para as empresas de design: “Na verdade, somos o melhor grupo para superar isso ”, diz Todd Heiser, diretor e co-diretor da Gensler’s Chicago escritório. “Somos especialistas em inovação.”

A equipe de Heiser começou a testar o trabalho remoto há várias semanas, quando colegas asiáticos começaram a se proteger no local durante o fases iniciais do surto de Covid-19. Mas você não precisa ser uma empresa com alcance global e recursos profundos para manter as coisas funcionando sem problemas. Comece onde puder com as etapas mais fáceis para você. O importante é não desistir, diz LuAnn Nigara, coach de negócios da indústria de design e podcaster, que também possui

Janela funciona, uma empresa de tratamentos de janela personalizados. “Não exagere, mas não não agir ”, ela aconselha.

Embora estar preparado para enfrentar os desafios seja fundamental, lembre-se de que também há esperança no horizonte: o escritório de Gensler em Pequim já começou a ser reaberto. Enquanto isso, siga os conselhos abaixo de veteranos do setor que estão fazendo o trabalho remoto acontecer de forma eficaz agora.

Coloque sua caixa de ferramentas digital em ordem

Você provavelmente já está usando uma gama de ferramentas de compartilhamento online, mas se não, agora é a hora de embarcar. Google Drive ou G Suite e Dropbox estão entre as opções viáveis ​​que economizarão tempo e reduzirão as múltiplas versões de documentos. Com o Microsoft Teams (também é compatível com produtos Apple), você pode compartilhar documentos, fotos e arquivos na tela. Chad James de Chad James Group- uma equipe de sete pessoas - usa-o para "revisar desenhos em tempo real e fazer alterações, para que minha equipe não fique confusa sobre o que estou explicando por telefone ou web". Mentímetro, Miro, Campo de base, e ClickUp também são ferramentas populares de colaboração e gerenciamento de projetos; recém lançado StyleRow atende à indústria de design.

Configure reuniões virtuais imediatamente

A comunicação com sua equipe é crucial; acostume-se a fazer por vídeo. Skype, Zoom e Google Hangouts permitem que você se conecte de várias maneiras, incluindo videochamada. (Dica profissional: familiarize-se com várias plataformas para que você possa acomodar as preferências do cliente também.) “Você não quer que sua equipe perca visão da sua visão através deste momento difícil ”, diz Nigara, que se esforça para manter sua equipe informada e dar-lhes uma noção de prestação de contas.

Heiser e James realizam ligações diárias com suas equipes, bem como checagens mais regulares com indivíduos. A Gensler ainda manteve suas reuniões semanais com todos os funcionários, algumas incluindo centenas de funcionários. O objetivo, diz Heiser, não é apenas manter os projetos funcionando sem problemas, “mas também manter nossa cultura intacta”.

Mantenha a moral

Convide a equipe para ser casual durante as reuniões da equipe, aconselha Heiser, mas mantenha a câmera ligada e certifique-se de que todos tenham a chance de falar. Conecte-se com as pessoas, pergunte como elas estão se ajustando e encorajar almoços virtuais ou happy hours. A humanidade nisso ajudará a “manter a energia de seus projetos avançando”, diz ele. “Embora sem precedentes, também há um novo vigor e entusiasmo por estarmos juntos. Eu realmente gostei da janela para a vida das pessoas. ”

Seja ágil

Heiser lembra sua equipe de esperar soluços, especialmente com coisas como chamadas de vídeo. Crie flexibilidade em sua programação para acomodar falhas na tecnologia e situações pessoais, ele sugere e lembre-se de que muitas pessoas estão lidando com muitas responsabilidades e emoções diferentes agora mesmo.

Enfrente os desafios de forma criativa

Escritórios de design tendem a ser espaços personalizados construídos para acomodar necessidades específicas, mas a maioria dos funcionários não terá duas telas, uma mesa de apoio ou impressoras de última geração em casa. Para resolver o primeiro problema, Gensler usou uma solução simples: fornecer cabos HDMI que podem conectar laptops a telas de TV. Outros trabalhadores estão usando tábuas de passar roupa em vez de mesas de altura ajustável. “Incentive as pessoas a serem criativas”, diz Heiser. “Desse desafio nasce a engenhosidade.”

Torne os materiais acessíveis

Tocar fisicamente os materiais é fundamental para designers e clientes, mas se você não puder acessar seu biblioteca de materiais regulares ou vá para um showroom, considere enviar amostras por correio para você e um cliente. Se isso não for viável, verifique as bibliotecas de materiais online e showrooms. Muitos se tornaram muito sofisticados, com recursos virtuais que imitam texturas e acabamentos. Morpholio Board, Substance by Adobe, Fuigo e StyleRow têm vários materiais e ofertas de showroom que podem ajudar a manter os projetos em andamento.

Mantenha-se informado e seja transparente

Peça ajuda de colegas ou de um coach de negócios se precisar e seja honesto com clientes e fornecedores - e com sua equipe. (Dicas profissionais: um Nigara recente podcast tem conselhos econômicos sólidos para superar esta crise; Mydoma Studio está hospedando uma conferência virtual gratuita no mês que vem.) Alguns negócios estão funcionando; outros não. As salas de trabalho estão fechando e os clientes estão adiando as instalações. Resumindo, os horários estão desarticulados, mudando ou em espera. A chave é manter os membros da equipe e clientes atualizados. Clareza e comunicação entre os envolvidos são essenciais para manter a calma, manter o foco e seguir em frente, embora em um ritmo diferente.

Crie uma rotina, mas também limites

Criar rotinas - e cumpri-las - é importante para estabelecer um senso de normalidade. Vista-se, faça uma pausa para o almoço, não trabalhe a noite toda. Embora uma certa flexibilidade seja fundamental, lembre-se de que alguns funcionários se sairão melhor em um horário definido das 9h às 17h, enquanto outros desejarão estar disponíveis 24 horas por dia. Para evitar esgotamento, lembre-os de alterar as configurações de disponibilidade para “offline” e incentive momentos de relaxamento, sair de casa, malhar ou aprender novas habilidades - relacionadas ao setor ou não. James, por exemplo, pede aos membros da equipe que façam um tour virtual por um museu ou outra fuga criativa, depois faça uma captura de tela e compartilhe três itens inspiradores.

Seja legal, não controle

Quando se trata de como e quando os funcionários estão fazendo seu trabalho, deixe de lado qualquer tendência de microgerenciamento, aconselha Nigara. “Pergunte:‘ O trabalho foi feito? ’, Não‘ Eles trabalharam oito horas por dia? ’”. Seja reconfortante, flexível e compassivo, acrescenta Heiser, e “expresse apreciação para cima e para baixo”.

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