5 etapas para lançar um evento virtual de sucesso

Veja como adaptar a estreia de sua coleção, festas de aniversário e lançamentos de livros para a época

Claro, a fadiga do Zoom é real, mas o retorno de festas de gala de 500 pessoas - ou mesmo coquetéis de 50 pessoas - ainda está em grande parte determinado. Nesse ínterim, os eventos virtuais se tornaram uma forma crucial para as organizações interagirem com clientes e doadores, atingir o público-alvo e permanecer relevantes. Para marcas de design, costumava comemorar estreias de coleção, aniversários e parcerias com fiéis fãs e conhecedores, não há razão para a festa parar, mesmo que deva assumir um aspecto muito diferente Formato. E designers que procuram festejar uma nova linha de produtos, lançamento de livro ou outro marco ainda podem se beneficiar desde a organização de uma reunião íntima com colegas, ainda mais quando as reuniões pessoais não são possível. Quer hospedar sua própria celebração online? Abaixo, topo planejadores de festa que fizeram a transição de suas habilidades para criar webinars online, painéis e, sim, até mesmo galas, compartilham suas dicas para atrair convidados para saraus digitais - e mantê-los

acionado quando eles fazem logon.

Identifique seus objetivos - e sua missão

Você pode estar se perguntando: um encontro virtual realmente vale o esforço? A resposta curta, diz a planejadora de eventos de Manhattan, Marcy Blum, é sim. Pense nisso como uma evolução de suas práticas, não suspendendo-as. “Eu digo [aos clientes], você não está em hibernação”, diz Blum. “Não deixe seu público se afastar.” Pense no que você espera alcançar com seu evento, assim como faria com um IRL: trata-se de arrecadar dinheiro? Fomentando comunidade? Assistindo e aprendendo? Decida o tamanho, orçamento e tema de acordo.

“Um evento virtual nunca será igual a um evento real”, diz o especialista em entretenimento de Nova York Bronson van Wyck. “Mas eu sempre lembro os clientes dos aspectos positivos, se isso significa que você pode convidar pessoas de todas as partes do mundo ou que você pode enviar comida de seu restaurante favorito para 30 de seus amigos. Todos ansiamos por conexão, então tudo o que fomenta a comunidade é bem-vindo durante esses tempos. Todo mundo está ansioso para se divertir. ”

Atraia o seu público

Uma das vantagens dos eventos virtuais é o aumento da capacidade. “Na minha opinião, quanto mais, melhor” quando se trata de palestras, performances e arrecadação de fundos, diz Van Wyck. “Estes são tempos difíceis para as organizações sem fins lucrativos, então quanto mais pessoas você pode reunir para apoiar um causa, melhor. ” Para reuniões menores e mais pessoais, é melhor manter a lista de convidados abaixo 50. Como Van Wyck aponta, “Rolar muito para frente e para trás no Zoom inibe a intimidade”.

Ao enviar convites, faça-o com duas semanas de antecedência - digital ou papel, tudo bem - e inclua o máximo de informações que puder: o que esperar, quem está falando e quando, se haverá ou não presentes. “Se estamos planejando um brinde, gosto de fornecer champanhe e taças aos convidados”, diz Blum. “Eu também enviei máscaras de lantejoulas.” Um lembrete de dia e informações explícitas sobre como sintonizar também são úteis, diz Nicole Vecchiarelli da Special Projects, uma agência de reservas e planejamento de eventos com sede em Nova York e L.A.

Repense o design

Os elementos de design de eventos presenciais podem ser adaptados a um ambiente virtual - com alguns ajustes. Se você estiver organizando uma festa de aniversário ou um jantar, enviar peças centrais personalizadas, roupas de cama personalizadas e talheres escolhidos a dedo adicionará uma sensação de ocasião. Às vezes, porém, as casas dos seus convidados são os melhores cenários de todos. Para um evento recente que ele organizou para o High Line, Van Wyck reuniu Diane von Furstenberg, Martha Stewart, Thom Filicia, William Norwich e Franco Noriega para uma discussão. “Não houve necessidade de projeto, já que parte da diversão para os clientes era ter a chance de ver Diane em sua sala de estar em Connecticut ou Martha em seus jardins em Bedford”, diz ele. Você pode considerar a instituição de um código de vestimenta para gerar entusiasmo e encorajar um sentimento de união. “Acredite em mim”, diz Van Wyck, “depois de semanas de suores e pijamas, todo mundo vai gostar do escapismo de se vestir de forma elegante”.

Mantenha-o em movimento

O ritmo é fundamental. Se você está organizando um painel, "ensaie, ensaie, ensaie", diz Van Wyck. A maioria dos eventos se beneficia por ter um anfitrião que pode manter a conversa e as atividades sob controle. “Assim como na vida real, as vozes mais altas na sala geralmente dominam a conversa”, diz ele. “Está tudo muito bem quando você pode sair facilmente com uma desculpa para visitar o bar, mas quando você está preso em uma tela isso pode ser doloroso. ” Considere o uso do recurso Breakout Room do Zoom para hospedar conversas menores ao longo do evento. E faça a curadoria dessas reuniões da mesma forma que faria com uma disposição dos assentos - certifique-se de que haja uma boa mistura de falantes nativos e ouvintes em cada uma.

E lembre-se de que os convidados provavelmente têm períodos de atenção mais curtos do que pessoalmente. O cofundador de Projetos Especiais, Andrea Oliveri, diz que 30 a 40 minutos é o ponto ideal para a duração de qualquer festa virtual. “Mas não se sinta mal se as pessoas entrarem e saírem”, diz Van Wyck. “O fato de terem tirado um tempo do dia deve ser visto como uma vitória.”

Interaja e se envolva

Elementos experienciais podem levar seu evento "de‘ meh ’a memorável", diz Van Wyck. Talvez isso signifique contratar um chef com estrela Michelin para uma aula de culinária em grupo - e fornecer aos convidados uma caixa de ingredientes - ou hospedar uma atividade liderada por um artista, para a qual os convidados ganham um kit de artesanato. Os presentes, é claro, não são um requisito; uma regra "traga o seu próprio", seja tintas à base de vinho ou aquarela, pode manter seu público animado - e sintonizado. “O principal desafio é o engajamento”, afirma Oliveri. “Mas é muito possível criar algo único e especial.”

E, assim como o IRL, sempre ajuda ter uma atração principal, embora tenha em mente que os gostos mudaram. “O novo grande 'get' é uma conversa privada com um médico, político ou ativista”, diz Van Wyck. “Fauci é a Beyoncé do momento.”

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