Hur du hanterar ditt fjärrlag

Att arbeta hemifrån kan vara det nya normala, men det behöver inte störa affärer som vanligt, säger experter

Design är praktisk, taktilt, samarbetsarbete, och det kan vara svårt att göra replikera virtuellt. Men med så många människor som plötsligt arbetar hemifrån måste ledare veta hur man effektivt kan hantera sina team på distans. Trots hindren finns ett silverfoder för designföretag: ”Vi är faktiskt den bästa gruppen till komma igenom detta, säger Todd Heiser, rektor och co-verkställande direktör i Genslers Chicago kontor. "Vi är innovationsexperter."

Heisers team började testa fjärrarbete för flera veckor sedan, när asiatiska kollegor började skydda på plats under inledande faser av Covid-19-utbrottet. Men du behöver inte vara ett företag med global räckvidd och djupa resurser för att saker ska fungera smidigt. Börja där du kan med de steg som är enklast för dig. Det viktiga är att inte ge upp, säger affärscoach och podcaster LuAnn Nigara, designbransch, som också äger Fönster fungerar, ett eget fönsterbehandlingsföretag. ”Överreagera inte, men gör det inte inte agera, säger hon.

Även om det är av största vikt att vara beredd att möta utmaningar, kom ihåg att det också finns hopp i horisonten: Genslers kontor i Peking har redan börjat öppna igen. Under tiden följer du råd nedan från branschveteraner som gör fjärrarbete på ett effektivt sätt nu.

Få din digitala verktygslåda i ordning

Du använder förmodligen redan ett spektrum av delningsverktyg online, men om inte, är det dags att komma ombord. Google Drive eller G Suite och Dropbox är bland de alternativ som sparar tid och minskar flera versioner av dokument. Med Microsoft Teams (det är också kompatibelt med Apple-produkter) kan du skärmdela dokument, foton och filer. Chad James från Chad James Group—Ett team på sju — använder det för att ”granska ritningar i realtid och göra ändringar, så mitt team är inte förvirrat över vad jag förklarar via telefon eller webb.” Mentimeter, Miro, Baslägeroch Klicka på Upp är också populära verktyg för samarbete och projektledning; nyligen lanserat StyleRow riktar sig till designbranschen.

Ställ in virtuella möten omedelbart

Kommunikation med ditt team är avgörande; vänja dig vid att göra det via video. Skype, Zoom och Google Hangouts låter dig ansluta på flera sätt, inklusive videosamtal. (Proffstips: Bekanta dig med flera plattformar så att du också kan tillgodose kundens preferenser.) ”Du vill inte att ditt team ska förlora syn på din vision under den här tuffa tiden, säger Nigara, som strävar efter att hålla sin personal informerad och ge dem en känsla av ansvarighet.

Heiser och James har dagliga samtal med sina team samt mer regelbundna incheckningar med individer. Gensler har till och med behållit sina veckomöten för hela personalen, inklusive hundratals anställda. Målet, säger Heiser, är inte bara att hålla projektet smidigt, "utan också att hålla vår kultur intakt."

Fortsätt moral

Be personalen vara avslappnad under lagmöten, råder Heiser, men håll kameran på och se till att alla har en chans att prata. Komma i kontakt med människor, fråga om hur de anpassar sig och uppmuntra virtuella luncher eller happy hours. Mänskligheten i det hjälper "att hålla energin i dina mönster framåt", säger han. ”Även om det aldrig tidigare har funnits finns det också en ny livskraft och spänning om att vara tillsammans. Jag har verkligen haft fönstret i människors liv. ”

Håll dig smidig

Heiser påminner sin personal att förvänta sig hicka, särskilt med saker som videosamtal. Skapa flexibilitet i ditt schema för att tillgodose blips i teknik och personliga situationer, he föreslår och kom ihåg att många människor jonglerar med många olika ansvarsområden och känslor just nu.

Möt utmaningar kreativt

Designkontor tenderar att vara skräddarsydda utrymmen byggda för att tillgodose specifika behov, men de flesta anställda har inte dubbla skärmar, ett sittbord eller avancerade skrivare hemma. För att lösa det första problemet, Gensler använde en enkel fix: leverera HDMI-kablar som kan ansluta bärbara datorer till TV-skärmar. Andra arbetare använder strykbrädor istället för skrivbord med justerbar höjd. "Uppmuntra människor att vara kreativa", säger Heiser. "Av denna utmaning föds uppfinningsrikedomen."

Gör material tillgängliga

Att röra fysiskt rörande material är avgörande för både designers och kunder, men om du inte kan komma åt ditt regelbundet materialbibliotek eller gå till ett utställningsrum, överväga att skicka prover per post till både dig själv och klient. Om det inte är möjligt, kolla in online materialbibliotek och showrooms. Många har blivit mycket sofistikerade med virtuella funktioner som nära efterliknar texturer och finish. Morpholio Board, Substance av Adobe, Fuigo och StyleRow har olika material- och showroom-erbjudanden som kan hjälpa till att hålla projekt framåt.

Håll dig informerad och vara transparent

Be om hjälp från kollegor eller en affärscoach om du behöver det, och var ärlig mot kunder och leverantörer - och din personal. (Pro-tips: En ny Nigara podcast har solida ekonomiska råd för att komma igenom denna kris, Mydoma Studio är värd för en gratis virtuell konferens nästa månad.) Vissa affärer fungerar; andra är det inte. Arbetsrum stängs av och klienter skjuter upp installationen. Kort sagt, scheman är separerade, ändras eller väntar. Nyckeln är att hålla teammedlemmar och kunder uppdaterade. Tydlighet och kommunikation bland de inblandade är nyckeln till att hålla sig lugn, hålla fokus och gå framåt, om än i en annan takt.

Skapa en rutin, men också gränser

Att skapa rutiner - och hålla fast vid dem - är viktigt för att skapa en känsla av normalitet. Klä dig, ta lunchpauser, arbeta inte hela natten. Även om en viss flexibilitet är nyckeln, kom ihåg att vissa anställda kommer att klara sig bäst enligt ett fastställt 9 till 5 schema, medan andra vill göra sig tillgängliga dygnet runt. För att undvika utbrändhet, påminn dem om att ändra tillgänglighetsinställningarna till "offline" och uppmuntra avkopplingstid, komma ut, träna eller lära sig nya färdigheter - branschrelaterat eller inte. James ber till exempel teammedlemmar att gå på en virtuell museumstur eller annan kreativ flykt, sedan skärmdump och dela tre inspirerande föremål.

Var cool, inte kontrollerande

När det gäller hur och när anställda gör sitt jobb, släpp eventuella micromanaging-tendenser, säger Nigara. ”Fråga:” Fick arbetet slut? ”Inte“ Arbetade de en åtta timmars dag? ”” Var lugnande, flexibel och medkännande, tillägger Heiser och ”uttryck uppskattning upp och ner.”

instagram story viewer