5 steg för att kasta ett framgångsrikt virtuellt evenemang

Så här anpassar du dina samlingsdebuter, jubileumsfester och bokutgåvor för tiden

Visst, Zoom-utmattning är verklig, men återkomsten av 500-personers galor - eller till och med 50-personers cocktailpartier - är fortfarande till stor del TBD. Under tiden har virtuella händelser blivit ett viktigt sätt för organisationer att interagera med kunder och givare, nå målgrupper och förbli relevanta. För designvarumärken, vana vid att fira kollektion debuterar, jubileer och partnerskap med lojala fans och cognoscenti, det finns ingen anledning för festen att sluta, även om det måste ta ett helt annat form. Och designers som vill fête en ny produktlinje, boksläpp eller annan milstolpe kan fortfarande gynnas från att organisera en intim sammankomst med kamrater - ännu mer när personliga möten inte är det möjlig. Vill du vara värd för en egen firande online? Nedan, överst festplanerare som har överfört sina kunskaper för att skapa online-webinarier, paneler och, ja, även galor delar med sig av sina tips för att locka gäster till digitala soireer - och behålla dem engagerad när de loggar in.

Identifiera dina mål - och ditt uppdrag

Du kanske undrar: Är en virtuell samling verkligen värt ansträngningen? Det korta svaret, säger evenemangsplaneraren på Manhattan, Marcy Blum, är ja. Tänk på det som att utveckla dina metoder, inte stänga av dem. "Jag säger till [kunder] att du inte är i viloläge", säger Blum. "Låt inte din publik glida iväg." Tänk på vad du hoppas kunna uppnå från ditt evenemang, precis som för en IRL: handlar det om att samla in pengar? Främja gemenskap? Titta och lära? Bestäm storlek, budget och tema därefter.

"En virtuell händelse kommer aldrig att vara densamma som en faktisk händelse", säger New Yorks underhållande expert Bronson van Wyck. ”Men jag påminner alltid kunderna om det positiva, oavsett om det betyder att du kan bjuda in människor från alla delar av världen eller att du kan skicka mat från din favoritrestaurang till 30 av dina vänner. Vi är alla sugen på anslutning, så vad som främjar samhället är välkommen under dessa tider. Alla är ivriga för skojs skull. ”

Attrahera din publik

En av fördelarna med virtuella händelser är ökad kapacitet. "Enligt min mening, desto mer gladare" när det gäller samtal, föreställningar och insamlingar, säger Van Wyck. ”Det är tuffa tider för ideella organisationer, så ju fler människor du kan samla till stöd för a orsak, desto bättre. ” För mindre, mer personliga möten är det bäst att hålla gästlistan nedan 50. Som Van Wyck påpekar, "För mycket rullning fram och tillbaka på Zoom hämmar intimitet."

När du skickar inbjudningar, gör det två veckor i förväg - digitalt eller papper är bra - och ta med så mycket information du kan: vad du kan förvänta dig, vem som pratar och när, om det kommer gåvor eller inte. "Om vi ​​planerar en skål vill jag förse gäster med champagne och flöjt", säger Blum. "Jag har också skickat paljettmasker." En påminnelsedag och tydlig information om hur du kan ställa in är också till hjälp, säger Nicole Vecchiarelli från Special Projects, en NYC- och L.A.-baserad boknings- och evenemangsplaneringsbyrå.

Tänk om designen

Designelement för personliga händelser kan anpassas till en virtuell miljö - med vissa justeringar. Om du är värd för en födelsedagsfest eller middag kommer det att ge en känsla av tillfälle att skicka gäster anpassade centerpieces, personliga sängkläder och handplockade inställningar. Ibland är dock dina gästers hem de bästa bakgrunden av alla. För ett nyligen händelse som han organiserade för High Line samlade Van Wyck Diane von Furstenberg, Martha Stewart, Thom Filicia, William Norwich och Franco Noriega för en diskussion. "Det fanns ingen design nödvändig, eftersom en del av det roliga för beskyddare fick en chans att se Diane i hennes Connecticut-vardagsrum eller Martha i hennes Bedford-trädgårdar", säger han. Du kanske vill överväga att införa en klädkod för att skapa spänning och uppmuntra en känsla av samhörighet. "Tro mig", säger Van Wyck, "efter veckor av svettningar och PJ, kommer alla att välkomna flyktet att sätta på sig ritz."

Håll det i rörelse

Pacing är nyckeln. Om du organiserar en panel, "öva, öva, öva", säger Van Wyck. De flesta evenemang drar nytta av att ha en värd som kan hålla konversationer och aktiviteter på rätt spår. "Precis som i verkligheten dominerar ofta de högsta rösterna i rummet samtalet", säger han. "Det är bra och bra när du kan göra en enkel utgång med en ursäkt för att besöka baren, men när du alla sitter fast på en skärm detta kan vara obehagligt. ” Överväg att använda Zooms Breakout Room-funktion för att vara värd för mindre konversationer under loppet av händelse. Och samordna dessa sammankomster precis som du skulle ha en sittplan - se till att det finns en fin blandning av infödda pratare och lyssnare i varje.

Och kom ihåg att gästerna sannolikt har kortare uppmärksamhet än de skulle göra personligen. Grundare av specialprojekt Andrea Oliveri säger att 30 till 40 minuter är den perfekta platsen för varje virtuell fest. "Men känn dig inte dålig om folk tappar in och ut", säger Van Wyck. "Det faktum att de har tagit sig tid från sin dag bör ses som en vinst."

Interagera och engagera

Erfarenhetselement kan ta ditt evenemang "från" meh "till minnesvärt", säger Van Wyck. Kanske betyder det att anställa en Michelin-kock för en gruppmatlagningskurs - och förse gästerna med en låda med ingredienser - eller vara värd för en konstnärsstyrd aktivitet, för vilken gästerna får ett hantverkspaket. Gåvor är naturligtvis inte ett krav; en regel som tar med dig själv, oavsett om det är vin- eller akvarellfärger, kan hålla publiken upphetsad och anpassad. "Den största utmaningen är engagemang", säger Oliveri. "Men det är mycket möjligt att skapa något unikt och speciellt."

Och precis som IRL hjälper det alltid att ha en headliner, men kom ihåg att smak har förändrats. "Det nya största" get "är en privat konversation med en läkare, politiker eller aktivist", säger Van Wyck. "Fauci är ögonblickets Beyoncé."

instagram story viewer